NICEBOY_072021 NICEBOY_072021 NICEBOY_072021

Microsoft Teams na efektívnu a bezpečnú tímovú spoluprácu nielen pre home office

Technológie
2

Špeciálny projekt

Väčšina ľudí, ktorí v dôsledku pandémie museli začať pracovať z domu pracovali predtým v menších, či väčších tímoch. Určitú výhodu mali pracovníci, ktorí už aj predtým spolupracovali na diaľku, napríklad ak tím tvorili ľudia z rôznych pobočiek. Pre pracovné tímy, ktoré spolupracovali priamo na pracovisku však nastala nová situácia a museli čo najrýchlejšie vyriešiť ako budú spolupracovať počas home office.

K dispozícii sú rôzne platformy na tímovú spoluprácu, pričom o niektorých však kolujú viac, či menej odôvodnené pochybnosti o bezpečnosti. Najspoľahlivejšie a najbezpečnejšie je preto riešenie od renomovaného dodávateľa, ktoré vo firme nainštaluje, nakonfiguruje a spravuje skúsený implementačný partner. Tieto požiadavky bezo zbytku spĺňa riešenie Microsoft Teams od Telekomu ako spoľahlivého implementačného partnera.

Kľúčovou vlastnosťou MS Teams je jeho tesná integrácia s aplikáciami na tvorbu dokumentov a správu agendy v rámci balíka služieb Microsoft 365. Medzi základné scenáre tímovej spolupráce patrí komunikácia, čiže videokonferencie a taktiež možnosť práce s dokumentmi aplikácií balíka Office priamo z prostredia Teams. Tieto aktivity sa vzájomne prelínajú, takže ak člen tímu potrebuje niečo upresniť v časti, ktorú spracovával kolega, jednoducho ho kontaktuje cez čet alebo audio/videohovor. Ak sa viacerí členovia tímu potrebujú zhodnúť na ďalších krokoch, jednoducho vytvoria konferenčný hovor, pri ktorom si môžu priamo otvoriť prezentáciu alebo dokument. Samozrejmosťou je možnosť nahrávania mítingov a následného zdieľania nahrávok. Počas mítingov môžete zorganizovať separátne stretnutie, na ktorom sa bude riešiť nejaká čiastková téma, alebo implementačný detail, aby sa tým nezdržiaval priebeh schôdze pre väčší okruh ľudí zameraný na celý projekt.

Tímy môžete vytvárať pre jednotlivé organizačné zložky firmy, či už sú to oddelenia, alebo pobočky, prípadne vytvárate tímy pre jednotlivé projekty. V každom tíme môžete vytvárať tematické podkanály, ktoré sú detailnejšie zamerané na konkrétne témy. V každom kanáli môžete komunikovať, prípadne do neho pridávať príspevky relevantné k téme, na ktorú je kanál zameraný. K príspevku môžete priložiť dokumenty, prípadne multimediálne súbory. Dokumenty sú fyzicky uložené v zdieľanom priestore Share Point a Teams slúži ako prístupová brána.

V sekcii Aktivity nájdete zoznam všetkých aktivít, na ktorých ako člen tímu participujete vrátane komentárov vašich príspevkov. V sekcii Schôdze máte prehľad o dosiaľ uskutočnených stretnutiach a v prípade potreby môžete jednoducho naplánovať a zorganizovať nové stretnutie a pozvať do neho požadovaných účastníkov.  Komunikáciu, ktorá začala medzi dvomi členmi tímu je možné pozvaním ďalších členov tímu kedykoľvek zmeniť na skupinovú komunikáciu. V rámci komunikácie je možné navzájom zdieľať obrazovku svojho počítača, prípadne relevantné dokumenty.

Počas videohovorov je možné kedykoľvek vypnúť mikrofón, alebo kameru, napríklad ak potrebujete vybaviť dôležitý hovor. Nie vždy je žiadúce, aby pri videohovoroch, hlavne zo zákazníkmi, či partnermi  bolo vidieť pozadie za diskutujúcimi, preto pri video hovoroch môžete nastaviť rozmazanie pozadia, alebo využiť možnosť vložiť upravené pozadie, napríklad firemné logo alebo záber upratanej prázdnej kancelárie, aby sa vaši komunikační partneri sústredili na to čo hovoríte a nie trebárs na kolegov v pozadí. Inokedy potrebujete ukázať schému, alebo text na tabuli. Funkcia Intelligent Capture umožňuje zaznamenať, zaostriť, zmeniť veľkosť a zvýrazniť obrázky alebo text cez pripojenú USB kameru. K dispozícii je aj funkcia Whiteboard, ktorá umožňuje zdieľať akési virtuálne digitálne plátno na ktorom môžu účastníci mítingu robiť spoločný brainstorming. Obidve funkcie sa dajú kombinovať, takže účastníci priamo v miestnosti môžu pridať obsah z fyzickej tabule na digitálny Whiteboard.

Teams poskytuje pri organizácii komunikácie aj možnosť selektívneho prístupu.  Zabezpečené súkromné kanály umožňujú upraviť, ktorí členovia tímu vidia konverzácie a súbory v kanále. Značný dôraz je kladený na zabránenie úniku informácií vo firmách a organizáciách, kde sa pracuje s dôverným kontextom. Samozrejmosťou je dôsledná implementácia GDPR o ochrane osobných údajov. Prevencia straty dát (DLP) v četoch a konverzáciách umožňuje používateľom odhaľovať, automaticky chrániť a sledovať citlivé informácie v jednotlivých konverzačných kanáloch. Vytvorením politiky prevencie straty dát môžu administrátori zabrániť nechcenému zdieľaniu alebo úniku informácií vnútri organizácie alebo navonok.

Napriek tomu, že samotné nasadenie riešenia pre tímovú spoluprácu Microsoft Teams, prípadne celého cloudového riešenia Microsoft 365 v podstate nie je zložite, hlavne pre firmy, ktoré podnikajú mimo IT a nemajú IT oddelenie môžu byť  niektoré etapy inštalácie a hlavne migrácie z doteraz používaných systémov  tvrdým orieškom. Preto je pre väčšinu firiem je výhodnejšie spoľahnúť sa na služby skúseného partnera. Telekom ako strategický partner spoločnosti Microsoft cez ponuku cloudových služieb pomáha firmám k efektívnejšiemu fungovaniu a rozvoju ich podnikania. Poskytuje poradenstvo, implementáciu riešenia a podporou pri správe základných nástrojov na vzdialenú komunikáciu cez MS Teams. Pokiaľ má zákazník záujem o rozšírenie možnosti tímovej spolupráce, ktoré ponúka celý balík Office 365, Telekom mu ponúka individuálne konzultácie a realizáciu projektu šitú na mieru ako pre veľké spoločnosti, tak aj pre stredné a malé firmy a podnikateľov.

Proces implementácie začína úvodnou konzultáciou, kedy špecialisti Telekomu zistia aké nástroje zákazník používa, aké má problémy, potreby a očakávania, aby mu mohli navrhnúť riešenie na mieru. Zákazníci si počas konzultácie uvedomia potenciál cloudových služieb, kedy nemusia investovať do hardvéru ani licencií a nemusia zamestnávať, alebo viazať kapacity administrátorov.   Brainstorming v tejto predprojektovej fáze môže priniesť aj rôzne námety a potenciál na riešenia, ktoré prevyšujú zákazníkove očakávania. Týka sa to hlavne možností cloudových služieb a aplikácií Teams, či Sharepoint. Inokedy zákazník pri konzultácii v predprojektovej fáze zistí ako môže pomocou nástrojov tímovej spolupráce zdieľaním informácií a rozdeľovania záťaže zefektívniť prácu svojich zamestnancov. Dôležitou fázou implementácie je zaškolenie administrátora a zamestnancov, aby dokázali naplno využiť možnosti riešenia.

Úvodné foto: tirachardz - www.freepik.com

Zobrazit Galériu

Ľuboslav Lacko

Všetky autorove články

2 komentáre

pochvala reakcia na: Microsoft Teams na efektívnu a bezpečnú tímovú spoluprácu nielen pre home office

1.6.2021 13:06
pochvalili ste sa microsoftu, ked im tu robite reklamu na padavy produkt teams, ze uverejnuejete aj reklamy na nelegalny soft od microsoftu?
Reagovať

bulvar reakcia na: Microsoft Teams na efektívnu a bezpečnú tímovú spoluprácu nielen pre home office

31.5.2021 00:05
Na neefektivnu pracu.
Reagovať

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať