ČR: Onlio vylepšuje svoj DMS eDoc aneb efektívna správa dokumentov

Každá organizace pracuje s širokou škálou různorodých dokumentů. Jejich neustále rostoucí počet i složitější workflow vede při zachování tradičních způsobů práce k nepořádku a neefektivnímu využívání zdrojů. Mnohé firmy dnes navíc potřebují také naplňovat legislativní nebo certifikační požadavky jako je ISO 9001. Odpovědí na tyto výzvy je DMS systém eDoCat a jeho nejnovější vylepšení.

Výkonný a robustní systém pro podporu centrální správy dokumentů s řízením jejich oběhu pomocí workflow eDoCat postavila společnost Onlio na platformě Alfresco Community Edition a v první verzi jej představila v roce 2011. Mezi nejnovější vylepšení uvedené k dnešnímu dni patří inovace modulu pro práci se souvisejícími dokumenty a modernizace notifikačního centra nebo rozšířené možnosti pro práci s historií workflow.

V současnosti využívá eDoCat tisíce uživatelů a k dispozici je jak v tradičním on-premise modelu provozovaném na podnikové informační architektuře ve správě zákazníka, tak i v cloudovém provedení v režimu Software jako služba.

Již v okamžiku svého uvedení zaujal tento DMS systém svými široce konfigurovatelnými možnostmi, skvělou bezpečnostní, intuitivní použitelností, vysokým výkonem a velmi nízkými náklady na pořízení i vlastnictví. Společnost Onlio systém eDoCat dlouhodobě rozvíjí na základě zpětné vazby od uživatelů.

Představení nových modulů:

• Nový modul Související dokumenty rozšiřuje stávající schopnosti DMS eDoCat pracovat s tzv. elektronickým šanonem tím, že umí propojit logicky související dokumenty do jednoho elektronického šanonu se zajištěním okamžitého přístupu ke všem těmto dokumentům z jednoho místa. Modul umožňuje uspořádání dokumentů do logicky uspořádaných celků a výrazně tak zvyšuje celkovou organizovanost dokumentace. Nové možnosti ocení všichni uživatelé zpracovávající dokumenty, které spolu nějakým způsobem souvisí – ve skutečnosti tedy všichni, protože zastoupení zcela izolovaných dokumentů dlouhodobě klesá.
• Modernizace modulu Notifikační centrum přináší novou funkcionalitu, díky které upozornit určeného uživatele nebo skupinu uživatelů na akce související s dokumentem. Nová funkcionalita je perfektním pomocníkem například pro uživatele, kteří pracují s dokumenty s časově definovanou exspirací.
• Aktualizovaný modul Historie workflow přináší novou generaci uživatelského rozhraní pro získání detailnější informace o průchodu dokumentu organizací. Novinky jsou vhodné především pro uživatele, kteří dennodenně využívají schvalování dokumentů.

Nové funkce skvěle doplňují stávající možnosti systému eDoCat, mezi kterými lze uvést také pokročilou indexaci, přizpůsobitelnost metadatových atributů, plnohodnotné fulltextové vyhledávání, integraci s datovými schránkami, dohled nad očekávanou aktivitou a široké možnosti automatizace včetně podpory změnových řízení, nebo přesunu exspirovaných dokumentů do archivu. DMS systém eDoCat podporuje i efektivní odkazování z jiných systémů pomocí tzv. trvalých linků na dokumenty včetně zajištění nasměrování na aktuálně platnou verzi dokumentu. Řešení je od samého počátku vyvíjeno v českém jazyce s možností přepnutí do dalších jazyků včetně angličtiny nebo němčiny.

Nižší náklady a efektivnější tým
Elektronická správa dokumentů pomocí DMS systému eDoCat přináší snížení nákladů a zvýšení efektivity práce. Uživatelé získávají centrální místo pro ukládání a oběh všech dokumentů napříč organizací – procesy připomínkování, schvalování a správy verzí nevyjímaje. A nechybí ani neustálá dostupnost dokumentů odkudkoli.

„Většina firem si uvědomuje, že bez centrálního zpracování dokumentů se neobejde. A vnímá i výhody digitalizace dokumentů,“ uvádí Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio. „Náš eDoCat se může pochlubit rozsáhlou funkcionalitou, kterou lze přizpůsobit na míru konkrétním organizacím. Vše je přitom v úrovni zabezpečení srovnatelné s bankovními aplikacemi. Díky základu v podobě open source platformy Alfresco můžeme zákazníkům zaručit nejen vysokou kvalitu, ale také kontrolu nad náklady.“

O kvalitách DMS systému eDoCat vhodného zejména pro malé a středně velké podniky a pro úřady i státní správu svědčí také celá řada získaných ocenění. Mezi zákazníky využívající eDoCat patří například Zdravotní ústav se sídlem v Ostravě nebo Alzheimer Centrum.

Podobné informace o DMS systému eDoCat najdete na www.edocat.cz.