Nový modul riadenej dokumentácie pre DMS eDoCat
Spoločnosť Onlio prináša na trh nový modul riadenej dokumentácie pre svoj document management systém eDoCat, ktorý slúži pre správu elektronických dokumentov a koordináciu ich obehu pomocou workflow. Nový modul je navrhnutý tak, aby pomohol jednak pri vývoji nových interných predpisov alebo ich aktualizácii, a jednak pri oboznamovaní sa zamestnancov s nimi, v súlade s normami, ako to vyžadujú systémy manažmentu kvality. Zahŕňa pritom všetky procesy a postupy potrebné na riadenie dokumentov, vrátane vlastných procesov s nimi spojených, bez ohľadu na konkrétnu normu alebo legislatívu
"Možnosť automatizovať procesy spojené s riadením dokumentácie významne uľahčí prácu najmä manažérom kvality. A to nie len prácu, ktorú majú s vývojom jednotlivých smerníc, ale uľahčí najmä organizáciu procesu informovania zamestnancov s príslušnými dokumentmi i následné preukázanie, že sa konkrétny zamestnanec s dokumentom oboznámil. Či už sa jedná o oboznámenie pri nástupe nového zamestnanca, alebo oboznámenie príslušnej skupiny zamestnancov pri aktualizácii jedného interného predpisu," vysvetľuje Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio.
Modul riadenej dokumentácie je univerzálne použiteľný pre širokú škálu odborov a firiem. V module sú preddefinované procesy a parametre, ktoré sú potrebné k naplneniu požiadaviek noriem. Každý zamestnanec má vždy k dispozícii dokument, ktorý potrebuje ku svojej práci, v aktuálne platnom znení. Centrálna správa všetkých dokumentov riadi oprávnenia prístupov k jednotlivým súborom. Modul zároveň sleduje platnosť jednotlivých dokumentov, a taktiež vie jednoznačne preukázať, že sa zamestnanci oboznámili s jeho obsahom. Systém DMS eDoCat centralizuje všetky informácie o riadenej dokumentácii a môže automatizovať obeh dokumentov podľa nastaveného workflow. Modul kontinuálne iniciuje pravidelné preskúmanie platnosti dokumentácie. Podstatne sa tak znižuje časová a administratívna náročnosť zberu dát, potrebných pre vývoj a implementáciu rôznych druhov smerníc, v rámci systému manažmentu kvality, a to vrátane evidencie revízií a zmien. Nechýba ani možnosť riadeného presunu neplatných dokumentov do archívu.
"Nasadenie DMS eDoCat prináša firmám podstatné zníženie nákladov spojených s administratívou a zefektívňuje procesy. Pritom je samotný systém finančne nenáročný, pretože vychádza z open source softvéru." dodáva Pavel Nykl.
Systém eDoCat je postavený na platforme Alfresco Community Edition a je k dispozícii jednak v on-premise modelu prevádzkovanom na vlastnej IT architektúre zákazníka, a jednak i v cloudovom prevedení v režime softvér ako služba (SaaS).
Ďalšie informácie o DMS eDoCat nájdete na edocat.cz.
