7 technických podmienok na bezpečnú a bezproblémovú prácu z domu
Home office je v súčasnej eskalujúcej pandémii jeden z účinných nástrojov, ako chrániť zdravie zamestnancov a pomôcť znížiť mobilitu a kontaktovanie sa veľkých skupín ľudí. Aj na Slovensku, na ktorom práca na diaľku doteraz nebola rozšírená, sa téma efektívneho fungovania v režime home office dostáva do popredia. Okrem manažérskych zručností pri riadení tímu na diaľku si však vyžaduje aj kooperáciu s CIO, ktorý by mal myslieť na všetky technologické podmienky práce desiatok ľudí z domova. Prinášame odporúčania a skúsenosti priamo z praxe:
1. Home office manuál
Tímy vo firmách nie sú homogénne – niektoré práce sú možné aj z domu či na diaľku (administratíva, programovanie), iné si vyžadujú fyzický prístup (servisné zásahy, logistika), pri ďalších je to kombinácia (personálne, backoffice). Aj pri pozíciách, ktoré prácu na HO umožňujú, však musia byť splnené základné technické podmienky – od hardvérového vybavenia zamestnanca až po bezpečné pripojenie k firemným systémom. Ideálny pomer HO:office neexistuje, rovnako neexistuje univerzálne riešenie. Do úvahy treba brať aj osobnosti ľudí a najmä ich individuálne možnosti a domáce zázemie. Vplyv má aj firemná kultúra a doteraz preferovaná forma komunikácie. Tomu všetkému treba prispôsobiť pravidlá HO – tie sú prvým krokom, ktorý by mala firma urobiť. Zadefinovať procesy a ich formu, modelové situácie, potenciálne problémy a ich riešenie. Vďaka takémuto „HO manuálu“ bude každému vo firme jasné, kde, kedy a ako má robiť. V ňom treba zadefinovať aj technické nástroje, ktoré má zamestnanec k dispozícii, inštruktáž k spôsobu ich využitia a kontakt na technické konzultácie v prípade potreby.
2. Podpora tímových lídrov
Nastavenie HO vyžaduje výraznejšiu prácu tímového lídra so zamestnancami ako pri štandardnom fungovaní vo firme. V prípade neskúsenosti s takouto formou riadenia, ktorú sťažuje aj pandemický stav, je naozaj veľkým prínosom odborná pomoc, či už personálneho oddelenia, alebo externého kouča. Nie je totiž hanba nevedieť, hanba je nepriznať si to. Nastavenie HO režimu je typické riadenie zmien čiže change management. Dôležitá je rovnováha medzi odvážnymi nápadmi a výzvami na jednej strane a kapacitou a mentálnou rezistenciou ľudí na druhej strane. Čo však tímoví lídri nesmú podceniť, je najmä kontrolný mechanizmus výkonu ľudí v HO. Existuje množstvo nástrojov, ktoré monitorujú aktivity PC, komunikácie po sieti a podobne, no treba si uvedomiť, že nie je ani také dôležité, či zamestnanec pracuje, ale či má výsledok. Znie to ako samozrejmosť, no napriek tomu mnoho manažérov sa zameriava na aktivitu, a nie výsledok.
3. Technické zabezpečenie
Myslieť treba tak na firemné systémy, ako aj na technické prostriedky zamestnanca. Bežný základ je VPN (Virtual Private Network), sieť, ktorá umožní, aby sa zamestnanci spojili s „firmou“. Nevyhnutnou súčasťou HO sú komunikačné nástroje: firma môže mať vlastné alebo využívať externé služby. Ak využíva napr. voľne dostupné, treba sa pozrieť nielen na ich funkcionalitu a robustnosť, ale aj bezpečnosť. Tá totiž býva v snahe rýchleho zabezpečenia funkčnosti zanedbávaná. Ak majú zamestnanci používať vlastné IT prostriedky, treba posúdiť ich vhodnosť, a to z pohľadu nielen technického výkonu či funkcionality, ale aj bezpečnosti. Samostatná téma sú firemné systémy a procesy, ktoré sa vykonávali „in office“ a tak aj boli nastavené. Treba sa pozrieť na ne z pohľadu „externého“ využívania. Dokonalý zamestnanec s perfektným IT vybavením nič nevyrieši, ak nebude mať k dispozícii potrebné dáta. Typický príklad je papierová faktúra, ktorá štandardne prišla poštou a odovzdala sa na účtovné oddelenie. Ako ju účtovníčka na HO spracuje? Treba teda zmeniť aj procesy a systémy tak, aby dáta boli dostupné pre HO. A nielen dostupné, ale aby boli dostupné včas, konzistentné a zmysluplné. Inak efektivita HO pôjde prudko dole.
Stále nezabúdajme na bezpečnosť – od technickej bezpečnosti systémov až po ochranu údajov, a to nielen v zmysle legislatívy (typicky ochrana osobných údajov), ale aj z pohľadu ochrany firemných aktív.
4. Dostupný a funkčný IT support
Ak firma nemá samostatný tím, človeka na support s firemným IT, je vhodné dedikovať kontaktné osoby, ktoré budú zamestnancom k dispozícii na prípadné poradenstvo a konzultácie. Typicky je to pomoc pri inštalácii zariadení v domácom prostredí, komunikačných nástrojov, sieťového nastavenia či pripájania na vzdialené servery. Aj v prípade, že vo firme dedikovaná IT podpora existuje, je potrebná zmena od podpory zamestnanca vo firme na firemnom IT na podporu zamestnanca online, v jeho domácom prostredí a často na jeho vlastnej technike. Zároveň treba myslieť na to, že môže ísť aj o riešenie požiadaviek a problémov, ktoré nie sú v správe firmy (napr. internetové pripojenie zamestnanca). Úlohou IT oddelenia je v maximálnej možnej miere pomôcť firme fungovať vzdialene a vyžaduje pripravenosť na riešenie rôznych nečakaných a neštandardných situácií.
5. Prechod na paperless office/eOffice
Firmy často až po nutnosti prejsť na digitálnu formu komunikácie zistia, koľko procesov vo firme je závislých od fyzického kontaktu (napríklad od prijímania pošty cez evidenciu PHM blokov až po schvaľovanie faktúr). Samostatná téma je schvaľovanie takýchto dokladov. Toto možno nie je primárne téma HO, ale režim práce HO túto potrebu iniciuje. Technických riešení na nevyhnutnú digitalizáciu dokumentov a ich tok v rámci firmy je veľa – od triviálneho skenovania až po sofistikované systémy s automatickým rozpoznávaním textu a dát. Pri výbere nástroja je vhodné zhodnotiť celkovú funkčnosť pre firmu – nielen to, aká je technická funkcionalita nástroja alebo náklady na jeho obstaranie, ale aj čas a náklady na implementáciu vrátane zaškolenia zamestnancov.
6. Nastavenie home office v praxi
Predovšetkým treba špecifikovať rozsah požiadaviek na efektívne fungovanie HO. Jeden zo spôsobov je nechať zamestnancov alebo tímových lídrov vyplniť jednoduchý dotazník, z ktorého vyplynú jednotlivé potreby pre ich prácu v HO režime. Typicky je to prístup ku konkrétnym systémom alebo aplikáciám, dostupnosť pracovnej stanice (mnohí zamestnanci nemajú notebook) a podobne. Nie je to však len o technických podmienkach typu IT vybavenia, ale aj o organizačných podmienkach, ako napríklad nevyhnutnosť vykonávať určité aktivity fyzicky či v úzkej súčinnosti s kolegami. Zvážiť treba aj veci, na ktoré zamestnanec doteraz nemyslel – napr. ako zvládne pripojenie jeho domáca Wi-Fi, ak sa na ňu pripoja všetci členovia domácnosti. Nehovoriac o tom, že niektorí nemusia mať doma dostatočný signál, ba ani zavedený internet. Až na základe takéhoto presného zmapovania potom možno urobiť „template“ pre jednotlivé pozície a zjednodušiť tak manažment nasadenia HO.
7. Audit a návrh opatrení
Inštitút HO a jeho zavedenie je výborná príležitosť na audit firemných procesov a systémov. V rámci change managementu dáva priestor na jednoduchšiu zmenu. Ľudia sa totiž prirodzene bránia zmenám – to je fakt, nie výčitka. Naopak, inštitút HO a zmena práce (v snahe ochrániť si vlastné zdravie) zmenu pýta. To je obrovská šanca pre každú firmu, zrevidovať stav svojho vybavenia, ale aj fungovania a efektivity práce. Výhodné je, že dnes už netreba všetko zabezpečovať vo vlastnej réžii vďaka konceptu „as a service“, ktorý poskytujú aj slovenské IT firmy. Ako službu možno zabezpečiť správu a monitoring IT prostredia, zálohovanie či tlač, ale aj bezpečnosť, legislatívnu podporu a, samozrejme, konzultácie a poradenstvo na mieru. Špeciálne bezpečnosť, ktorá je organizačne aj odborne náročná a pre mnohé firmy presahuje možnosti ich interných kapacít, sa dá efektívne riešiť práve týmto spôsobom.
