KROS Fakturácia / Fakturácia aj pre malých a začínajúcich podnikateľov
Online riešenie na vystavovanie a správu faktúr je určené pre živnostníkov aj firmy. Nemusíte kupovať server, nemusíte nič inštalovať, stačí si vytvoriť účet a môžete začať pracovať. Spravovať a zabezpečiť treba len počítače zamestnancov.
KROS Fakturácia umožňuje vystavovať jednorazové, zálohové aj pravidelné faktúry, môžete vystavovať dobropisy, upomienky, a to nielen v slovenčine, ale aj iných jazykoch. Program umožňuje automatické párovanie platieb, podporuje jednoduché online platby a poskytuje veľa ďalších užitočných funkcií, či už samostatne, alebo v synergii s ďalším softvérom, predovšetkým KROS Skladom.
Nikdy som nepodnikal, takže vžiť sa do úlohy začínajúceho podnikateľa pre mňa nebol žiadny problém. Vytvorenie účtu je jednoduché, stačí zadať e-mail a heslo, samozrejme, dostatočne silné, veď ide o prístup k dôležitým firemným informáciám. Následne mailom dostanete odkaz na aktivovanie účtu. Vo formulári potom vyplníte ostatné potrebné údaje a môžete sa začať oboznamovať s programom. Musím pochváliť jednoduché a intuitívne používateľské rozhranie, ktoré na začínajúceho fakturanta nevychrlí množstvo funkcií. Po prvom spustení sa zobrazí zvýraznené tlačidlo Nová faktúra. Počas vypĺňania formulára vašej prvej faktúry budete postupne objavovať užitočné funkcie. Pri vystavovaní faktúr sa vám program snaží maximálne pomôcť. Stačí napísať niekoľko prvých písmen názvu odberateľa, a ak sa nachádza v registri firiem alebo živnostníkov, vyplní automaticky adresu, IČO a DIČ, skontroluje IBAN. Takisto si môžete pripraviť šablóny úvodného a záverečného textu. Vystavené doklady možno odberateľovi poslať e-mailom priamo z aplikácie. Podľa príznakov budete vidieť, ktoré doklady boli odoslané alebo kedy si odberateľ doklad pozrel. Éra papierovej informatiky sa ani zďaleka neskončila, takže doklady môžete, samozrejme, aj vytlačiť, pričom si môžete vytvoriť vzor úpravy faktúry podľa zvyklostí a dizajnu zaužívaného vo firme, a to vrátane loga, pečiatky či QR kódu, ktorý odberateľovi zjednoduší úhradu faktúr.
Pri vypĺňaní tlačív intuitívne prídete na to, ktoré funkcie alebo vopred vyplnené údaje a texty vám uľahčia a zefektívnia prácu. Najskôr pravdepodobne vyplníte údaje o svojej firme. Stačí zadať obchodné meno a ostatné údaje sa vyplnia automaticky. V zložke Partneri si vytvoríte zoznam firiem, s ktorými najčastejšie obchodujete, pričom pre ne môžete nastaviť zľavu na doklad alebo vytvoriť individuálny cenník.
V zložke Prehľady máte prehľadnou formou zobrazené informácie o uhradených a neuhradených sumách, komplexný prehľad o fakturácii za vybrané obdobie aj v grafickej forme, stav pohľadávok v termíne aj po termíne splatnosti. Užitočná je aj tabuľka top odberateľov, napríklad pri nastavovaní individuálnych zliav a cenníkov. Prepojením fakturácie s vašimi bankovými účtami v záložke Banky môžete využívať automatické párovanie platieb, ktoré v súčasnosti funguje pre Tatra banku, ČSOB, Raiffeisen banku, Slovenskú sporiteľňu, FIO banku a VÚB. Za svoje tovary a služby si môžete nechať zaplatiť priamo platobnou kartou alebo cez platobnú bránu. Zrealizovaná transakcia sa automaticky spáruje s vašou pohľadávkou.
Vo firme, kde s programom pracujú viacerí zamestnanci, nie je žiaduce, aby každý zamestnanec mal prístup ku všetkým údajom. KROS Fakturácia umožňuje správcovi programu, aby pridal ďalších používateľov a pridelil im roly s rôznymi oprávneniami. Preddefinované sú roly správca, používateľ, účtovník a hosť. Používateľ v implicitnom nastavení môže upravovať všetky záznamy, nemôže však pridávať nových používateľov. Účtovník môže prezerať záznamy a sťahovať faktúry do účtovníctva v programe ALFA plus a OMEGA. Prístupové práva k faktúram, cenovým ponukám, dodacím listom, objednávkam, prehľadom či bankám môžete, samozrejme, prideľovať individuálne. Prístupové práva pre používateľov, editovateľné tlačové zostavy, automatické párovanie platieb, import faktúr do účtovníctva sú súčasťou balíka PRO, rovnako aj pokročilá fakturácia, ktorá podporuje vlastné texty a polia s prekladom v cudzom jazyku, zadávanie zliav či vlastné číslovanie dokladov. Samozrejmosť je aj možnosť vystaviť doklad v cudzej mene s aktuálnym kurzom ECB či výber vlastnej sadzby DPH.
Fakturáciu môžete prepojiť s ďalšími programami KROS. Veľmi praktické je prepojenie s programom KROS Sklad. Potom nemusíte vypĺňať položky faktúry ručne, ale presunutím z programu Sklad. Výdajku k faktúre urobíte na dva kliky, rovnako príjemku k odoslanej objednávke. V prepojených dokladoch uvidíte všetky súvisiace doklady. Máte takisto prehľad o aktuálnych cenníkoch a množstve zásob.
Pri online programoch, ktorým zveríte svoje údaje, o ktoré jednak nechcete prísť a takisto nechcete, aby sa k nim dostal niekto nepovolaný, je dôležitá dôvera k poskytovateľovi služby. Fakturácia aj ostatné online programy KROS bežia v cloudovej platforme Microsoft Azure v niektorom z dátových centier Microsoftu v EÚ, pričom je automaticky zabezpečené ich zálohovanie. K používateľskému obsahu v online aplikáciách má prístup len používateľ, ktorý pozná prihlasovacie meno a heslo. Komunikácia v rámci online riešení je šifrovaná pomocou SSL/TSL a prístup do aplikácií je zabezpečený pomocou autorizačného protokolu OAuth 2.0. O zdieľaní dát rozhodujete len vy. Každý používateľ si môže zvoliť, aké dáta a s kým chce zdieľať, aj to, v akom režime – na čítanie, na úpravy, plný prístup. Samozrejmé sú aj priebežné aktualizácie, penetračné testy zabezpečenia aj zabezpečenie osobných údajov podľa požiadaviek GDPR.
Pre začínajúcich podnikateľov a firmy je určený balík FREE, pre malých živnostníkov a menšie firmy balík PRO za 5,5 eura mesačne bez DPH a pre náročnejších živnostníkov a firmy balík FLEXI za 6,90 až 15,90 eura mesačne. Keď firma rastie, môžete pridávať ďalších používateľov, pričom v balíku PRO budete za každého pridaného používateľa platiť 1,38 eura a v balíku FLEXI 1,73 eura bez DPH.
Úvodné foto: bearfotos on Freepik
