Rozhovor / Revolúcia vo fakturácii na Slovensku: Prichádza éra Digitálneho poštára

Slovensko stojí na prahu ďalšieho významného míľnika v digitalizácii. Od januára 2027 sa naše firmy aj malí podnikatelia zapoja do medzinárodnej siete Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line), ktorá predstavuje európsky štandard na bezpečnú a automatizovanú výmenu elektronických dokumentov. Čo tento prechod prinesie v praxi, ako ovplyvní fakturáciu v rámci EÚ a prečo je dôležité začať s prípravou už dnes?

O detailoch novej vlny digitalizácie sme sa rozprávali s Marekom Sedliakom, špecialistom  zo spoločnosti SOFTIP a odborníkom na Peppol a elektronickú fakturáciu.

Slovensko bude od budúceho roka súčasťou siete Peppol. Dá sa povedať, že tento integračný krok je kľúčový míľnik pre slovenskú ekonomiku?

Marek Sedliak: Áno, vstup Slovenska do siete Peppol možno bez preháňania označiť za kľúčový míľnik v digitalizácii ekonomiky. Nejde len o technologickú zmenu v spôsobe výmeny faktúr, ale o zásadnú transformáciu obchodnej komunikácie medzi firmami, štátom aj naprieč krajinami Európskej únie.

 Zavedenie povinnej elektronickej fakturácie od roku 2027 prinesie štandardizáciu procesov, vyššiu mieru automatizácie a transparentnosti. Faktúry už nebudú „dokumenty na čítanie“, ale štruktúrované dáta, ktoré systémy dokážu spracovať bez manuálnych zásahov. To výrazne znižuje chybovosť, zrýchľuje procesy a zároveň vytvára priestor na efektívnejšiu kontrolu zo strany štátu.

 Z pohľadu firiem je dôležité, že Peppol nie je lokálne riešenie, ale medzinárodná infraštruktúra. Slovenské podniky tak získajú jednoduchší prístup k digitálnej výmene dokumentov so zahraničnými partnermi bez potreby individuálnych integrácií.

 Vcelku ide o krok, ktorý posúva slovenské podnikateľské prostredie bližšie k plne digitálnej ekonomike – tak ako to už vidíme v iných krajinách EÚ. Pre firmy to znamená nielen novú povinnosť, ale aj príležitosť zefektívniť svoje procesy a pripraviť sa na budúcnosť digitálneho podnikania.

"Elektronická fakturácia eliminuje nutnosť manuálneho prepisovania,
čo výrazne znižuje chybovosť, skracuje čas spracovania
a odbremeňuje zamestnancov od rutinných úloh."

Ak sa na digitalizáciu fakturácie pozrieme očami riaditeľa veľkej firmy, čo sú jej najväčšie prínosy?

Marek Sedliak: Ak sa na digitalizáciu fakturácie pozrieme očami riaditeľa veľkej firmy, nejde primárne o legislatívnu povinnosť, ale o príležitosť zásadne zefektívniť fungovanie celej organizácie.

Jeden z najväčších prínosov je automatizácia procesov. Elektronické faktúry v štandardizovanom formáte umožňujú ich priame spracovanie v informačných systémoch bez manuálneho prepisovania. To výrazne znižuje chybovosť, skracuje čas spracovania a odbremeňuje zamestnancov od rutinných úloh.

Dôležitý benefit je aj zvýšenie transparentnosti a kontroly nad finančnými tokmi. Manažment má k dispozícii aktuálne a presné dáta v reálnom čase, čo zlepšuje rozhodovanie, plánovanie cash flow aj riadenie záväzkov a pohľadávok.

Z pohľadu nákladov ide o významnú optimalizáciu – odpadajú výdavky spojené s papierovou agendou, archiváciou či manuálnym spracovaním. Pri veľkých objemoch faktúr sa tieto úspory násobia a majú reálny dosah na ekonomiku firmy.

 A napokon Peppol prináša aj medzinárodný rozmer – umožňuje jednoduchú a štandardizovanú výmenu dokumentov so zahraničnými partnermi bez potreby individuálnych integrácií, čo je pre veľké firmy s globálnymi väzbami zásadná výhoda.

Do konca kalendárneho roka prebieha tzv. prechodné obdobie. Čo to znamená pre firmy a aké by mali byť ich prvé kroky na začatie procesu napojenia na Peppol?

Marek Sedliak: Áno, aktuálne sa nachádzame v prechodnom období, ktoré potrvá do konca roka 2026. V tomto čase je využívanie siete Peppol zatiaľ dobrovoľné, no od 1. januára 2027 sa elektronická fakturácia prostredníctvom Peppol stane povinnou pre všetkých platiteľov DPH na Slovensku.

Pre firmy to znamená ideálnu príležitosť pripraviť sa bez časového tlaku – otestovať si procesy, nastaviť integrácie a získať istotu, že všetko bude fungovať ešte pred nástupom povinnosti.

Ako prvý krok by si firmy mali urobiť internú analýzu svojich procesov fakturácie – teda toho, ako dnes faktúry vznikajú, ako sa schvaľujú, odosielajú a prijímajú. Na základe toho možno identifikovať, čo bude treba upraviť alebo automatizovať.

Nasleduje výber a zazmluvnenie certifikovaného digitálneho poštára (Peppol Access Pointu), ktorý zabezpečí komunikáciu so sieťou Peppol. Bez tohto kroku nebude možné po roku 2027 faktúry odosielať ani prijímať.

Pre väčšie organizácie je dôležitá aj technická príprava a integrácia so systémom ERP, ideálne prostredníctvom rozhrania API. Menšie firmy môžu začať aj jednoduchšie, napríklad využitím webového rozhrania bez nutnosti integrácie.

Odporúčaný krok je aj overenie obchodných partnerov, či sú pripravení komunikovať cez Peppol (napr. majú pridelené Peppol ID), a postupné zapájanie do pilotnej prevádzky.Firmy, ktoré začnú v prechodnom období, získajú výraznú výhodu – nielenže splnia legislatívne požiadavky včas, ale zároveň si nastavia efektívnejšie procesy bez stresu a rizika problémov na poslednú chvíľu.

SOFTIP prichádza na trh s riešením SOFTIP Digitálny poštár. Priblížite nám, ako tento produkt funguje? Kde je jeho miesto medzi interným systémom ERP firmy a globálnou sieťou Peppol?

Marek Sedliak: SOFTIP Digitálny poštár je v princípe sprostredkovateľ komunikácie medzi interným informačným systémom firmy a globálnou sieťou Peppol. Ide o tzv. Peppol Access Point, teda certifikovaný uzol, cez ktorý sa uskutočňuje bezpečné odosielanie a prijímanie elektronických faktúr.

Z pohľadu architektúry sa nachádza presne medzi systémom ERP a sieťou Peppol. Systém ERP vo firme vytvorí faktúru, Digitálny poštár ju prevezme, v prípade potreby transformuje do štandardizovaného formátu a zabezpečí jej doručenie správnemu príjemcovi v rámci siete Peppol. Rovnako to funguje aj opačným smerom – prijaté faktúry zo siete Peppol spracuje a doručí späť do systému ERP.

Kľúčová úloha Digitálneho poštára je zabezpečiť, aby sa celá komunikácia vykonávala v súlade s legislatívnymi a technickými štandardmi – od správneho formátu faktúry až po bezpečný prenos a identifikáciu účastníkov.

Výhodou riešenia SOFTIP je jeho flexibilita. Pre väčšie firmy je k dispozícii integračné rozhranie (API), ktoré umožňuje plnú automatizáciu napojenia na systém ERP. Menšie spoločnosti alebo firmy bez vlastného systému môžu využiť webové rozhranie, cez ktoré vedia faktúry odosielať a prijímať manuálne.

Zjednodušene povedané, Digitálny poštár funguje ako „digitálna brána“ do sveta Peppol – firma sa nemusí zaoberať komplexnosťou celej infraštruktúry, ale komunikuje cez jedno spoľahlivé a certifikované rozhranie.

„Tak ako sa dá SOFTIP Digitálny poštár napojiť na náš vlastný systém
ERP SOFTIP PROFIT PLUS a SAP Business one,
dá sa pohodlne pripojiť do rôznych iných IT prostredí.“

Veľké spoločnosti využívajú robustné, často upravené systémy ERP. Je Digitálny poštár navrhnutý ako univerzálne riešenie, ktoré možno napojiť na akúkoľvek „internú architektúru“?

Marek Sedliak: Áno, Digitálny poštár je navrhnutý práve s dôrazom na univerzálnosť a schopnosť zapadnúť do rôznorodých IT prostredí, ktoré sú pre veľké spoločnosti typické. Uvedomujeme si, že systémy ERP bývajú často výrazne prispôsobené konkrétnym procesom a nie je reálne ich zásadne meniť pre jednu legislatívnu požiadavku.

Preto SOFTIP Digitálny poštár funguje ako samostatná integračná vrstva, ktorá sa napája na existujúce systémy prostredníctvom štandardizovaných rozhraní. K dispozícii je najmä REST API, ktoré umožňuje automatizovanú výmenu dát medzi systémom ERP a sieťou Peppol bez ohľadu na to, či ide o riešenie od spoločnosti SOFTIP alebo iného dodávateľa.

 Riešenie zároveň v prípade požiadavky zabezpečuje transformáciu dát do požadovaného formátu a komunikáciu v súlade so štandardmi Peppol, takže samotný systém ERP nemusí riešiť komplexnosť tejto infraštruktúry.

 Pre organizácie s vyššími nárokmi je dôležitý aj riadený prístup, bezpečnosť komunikácie a možnosť škálovania podľa objemu spracovaných dokumentov.

 Zjednodušene povedané, Digitálny poštár nezasahuje do interných procesov firmy, ale dopĺňa ich, funguje ako flexibilná integračná vrstva, ktorá umožňuje splniť legislatívne požiadavky bez nutnosti zásadných zmien v existujúcich systémoch.

Je riešenie od SOFTIPu dimenzované aj pre nadnárodné korporácie, ktoré mesačne spracovávajú tisíce dokladov v rôznych menách a daňových režimoch?

Marek Sedliak: Áno, riešenie SOFTIP Digitálny poštár je navrhnuté tak, aby bez problémov zvládalo aj potreby nadnárodných korporácií s vysokými objemami spracovávaných dokumentov.

Architektúra riešenia počíta so škálovaním podľa objemu transakcií, pričom rozhrania API umožňujú plne automatizované spracovanie tisícov faktúr mesačne bez manuálnych zásahov. To je kľúčové najmä pre organizácie, ktoré operujú vo viacerých krajinách a pracujú s veľkým množstvom obchodných partnerov.

 Dôležité je, že sieť Peppol je postavená na štandardizovanom dátovom modeli (BIS 3 / EN 16931), ktorý zohľadňuje rôzne legislatívne a daňové špecifiká v rámci EÚ. Digitálny poštár zabezpečuje, že komunikácia prebieha v súlade s týmito štandardmi, takže firmy nemusia riešiť individuálne formáty pre každú krajinu.

 Pre nadnárodné spoločnosti je zásadná aj interoperabilita. Peppol umožňuje komunikáciu naprieč krajinami bez potreby budovania individuálnych prepojení s každým partnerom. SOFTIP Digitálny poštár túto schopnosť sprístupňuje cez jedno jednotné rozhranie.

Riešenie zároveň reflektuje potreby enterprise segmentu aj z pohľadu služieb – od rôznych úrovní predplatného podľa objemu dokumentov až po dlhodobú archiváciu a podporu prevádzky.

Z pohľadu veľkej korporácie tak nejde len o splnenie legislatívnej povinnosti, ale o robustnú infraštruktúru, ktorá podporuje digitalizáciu a štandardizáciu finančných procesov v medzinárodnom prostredí.

Hoci sa najviac skloňuje e-faktúra, sieť Peppol umožňuje prenos aj iných e-dokumentov, ako sú objednávky či dodacie listy. Je SOFTIP Digitálny poštár pripravený na kompletnú digitalizáciu dodávateľského reťazca?

Marek Sedliak: Máte pravdu, e-faktúra je dnes najviditeľnejšia téma najmä pre legislatívu, no sieť Peppol je v skutočnosti navrhnutá ako univerzálna infraštruktúra na výmenu rôznych typov obchodných dokumentov – od objednávok cez dodacie listy až po ďalšie dokumenty v rámci nákupného a logistického procesu.

SOFTIP Digitálny poštár je už dnes postavený na štandardoch a architektúre, ktoré túto širšiu digitalizáciu umožňujú. Aktuálne sa primárne zameriavame na oblasť elektronickej fakturácie, keďže tá je legislatívne najurgentnejšia, no riešenie je koncipované tak, aby sa dalo rozšíriť aj na ďalšie typy dokumentov v rámci siete Peppol.

Z pohľadu firiem to znamená, že nejde len o jednorazové splnenie zákonnej povinnosti, ale o prvý krok ku komplexnej digitalizácii dodávateľsko-odberateľských vzťahov. Postupným zapojením ďalších dokumentov možno dosiahnuť plnoautomatizovaný tok dát naprieč celým procesom – od objednávky až po úhradu faktúry.

Takýto prístup prináša nielen vyššiu efektivitu, ale aj lepšiu synchronizáciu medzi obchodnými partnermi, menej chýb a väčšiu transparentnosť celého dodávateľského reťazca.

SOFTIP Digitálny poštár je preto vnímaný nielen ako riešenie na e-fakturáciu, ale ako platforma, ktorá firmám otvára cestu k postupnej digitalizácii ich obchodných procesov v súlade s európskymi štandardmi.

Január 2027 je jasne stanovený termín. Koho presne sa budú nové povinnosti týkať a existujú segmenty, ktoré by mali prechod na Peppol zvažovať skôr, než im to prikáže zákon?

Marek Sedliak: Od 1. januára 2027 sa povinnosť elektronickej fakturácie prostredníctvom siete Peppol bude týkať všetkých platiteľov DPH so sídlom na Slovensku, ktorí dodávajú tovar alebo služby na území Slovenskej republiky. Zároveň bude platiť aj povinnosť takéto faktúry prijímať, a to pre široké spektrum subjektov – od veľkých spoločností cez malé a stredné podniky až po živnostníkov či osoby vykonávajúce slobodné povolania.

 Inými slovami, ide o plošnú zmenu, ktorá zasiahne prakticky celé podnikateľské prostredie.

 Aj keď zákon ustanovuje jasný termín, pre mnohé segmenty má zmysel začať s prechodom výrazne skôr. Týka sa to najmä:

• veľkých spoločností a korporácií, kde je implementácia komplexnejšia a vyžaduje si integráciu na existujúce systémy,
• firiem s vysokým objemom faktúr, kde digitalizácia prináša okamžité prevádzkové úspory,
• organizácií s medzinárodným obchodom, ktoré už dnes môžu využiť výhody štandardizovanej komunikácie cez Peppol,
• dodávateľov verejného sektora, kde je elektronická výmena dokumentov dlhodobo trendom.

Pre tieto segmenty nie je Peppol len legislatívna povinnosť, ale aj strategická príležitosť – umožňuje optimalizovať procesy, znížiť náklady a zvýšiť efektivitu ešte pred tým, ako sa stane povinným štandardom.

Firmy, ktoré začnú v prechodnom období, získajú čas na testovanie, ladenie procesov a postupné zapájanie partnerov, čo je výrazná výhoda oproti riešeniu na poslednú chvíľu.

Stúpnu povinnosťou elektronickej fakturácie firmám fixné mesačné náklady? Dá sa už teraz odhadnúť, o koľko?

Marek Sedliak: Zavedenie elektronickej fakturácie prirodzene prinesie určitú formu nákladov, najmä v podobe služieb digitálnych poštárov alebo prípadnej integrácie na existujúce systémy. Na druhej strane je však dôležité vnímať tieto náklady v širšom kontexte – ako investíciu do digitalizácie, ktorá prináša aj merateľné úspory.

Výška nákladov bude závisieť najmä od veľkosti firmy, objemu spracovaných faktúr a miery automatizácie. Pre menšie spoločnosti môže ísť o veľmi nízke mesačné náklady v rámci jednoduchých balíkov, zatiaľ čo väčšie organizácie budú riešiť skôr integračné a prevádzkové aspekty.

Dôležité však je, že elektronická fakturácia zároveň eliminuje množstvo existujúcich nákladov, napríklad na tlač, poštovné, manuálne spracovanie či archiváciu dokumentov. Pri väčších objemoch faktúr tieto úspory často prevýšia náklady na službu.

Okrem toho prináša digitalizácia aj nepriame benefity, ktoré sa ťažšie kvantifikujú, ale majú reálny dosah na fungovanie firmy. Ide o rýchlejšie spracovanie faktúr, menej chýb, lepší prehľad o cash flow či efektívnejšie riadenie procesov.

 Presný odhad nákladov dnes nemožno stanoviť univerzálne pre všetky firmy, no trend z krajín, kde je Peppol už zavedený, ukazuje, že dlhodobo ide skôr o optimalizáciu nákladov než ich nárast.

V čase narastajúcich kybernetických hrozieb je na mieste otázka bezpečnosti fakturačných údajov. Ako Peppol a Digitálny poštár od SOFTIPu eliminujú riziko podvodných faktúr alebo zásahu tretej strany do obsahu dokumentu?

Marek Sedliak: Bezpečnosť je jeden z kľúčových princípov, na ktorých je sieť Peppol postavená. Nejde o otvorenú e-mailovú komunikáciu, ale o riadenú a štandardizovanú infraštruktúru, kde každý účastník aj každý prenos podlieha presne definovaným pravidlám.

Základom je, že komunikácia sa realizuje výhradne medzi certifikovanými prístupovými bodmi (Access Pointmi), ktoré musia spĺňať prísne technické a bezpečnostné požiadavky. To znamená, že odosielateľ aj prijímateľ sú jednoznačne identifikovaní a overení, čím sa výrazne eliminuje riziko podvodných alebo falošných faktúr.

Prenos dát je zabezpečený modernými komunikačnými protokolmi a šifrovaním v súlade so štandardmi Peppol, čo zaručuje, že obsah dokumentu nemôže byť počas prenosu zmenený alebo zachytený neoprávnenou stranou.

SOFTIP Digitálny poštár, ako certifikované riešenie, tieto princípy plne implementuje – od bezpečného transportu správ cez riadený prístup k rozhraniam až po overovanie identity účastníkov komunikácie.

Z pohľadu praxe to znamená zásadný rozdiel oproti dnešnému stavu, kde sa faktúry často posielajú e-mailom. Peppol výrazne znižuje riziko phishingu, podvrhnutých faktúr či manipulácie s údajmi, pretože celý proces sa uskutočňuje v kontrolovanom a auditovateľnom prostredí.

Pre firmy tak nejde len o splnenie legislatívnej povinnosti, ale aj o významné zvýšenie bezpečnosti ich finančných procesov.

Kam podľa vás smeruje digitalizácia firemných procesov? Je aktuálny proces e-fakturácie stavebným kameňom pre niečo ešte komplexnejšie, napríklad plnoautomatizovaný auditing v reálnom čase?

Marek Sedliak: Digitalizácia firemných procesov dnes smeruje k jednému hlavnému cieľu – aby sa z dokumentov stali dáta, ktoré medzi systémami prúdia automaticky, bezpečne a bez manuálnych zásahov. E-fakturácia je v tomto kontexte len začiatok, hoci veľmi dôležitý.

Zavedenie štandardizovaných elektronických faktúr vytvára základnú infraštruktúru, na ktorej sa dá stavať ďalej. Ak sú faktúry generované a spracované ako štruktúrované dáta, otvára sa priestor na ich okamžité spracovanie, kontrolu aj prepojenie s ďalšími procesmi – od objednávok až po účtovníctvo či reporting.

 Práve preto sa čoraz častejšie hovorí o koncepte real-time auditu alebo kontinuálneho dohľadu nad transakciami. Štát aj firmy budú mať k dispozícii aktuálne dáta v reálnom čase, čo umožní rýchlejšie odhaľovanie nezrovnalostí, znižovanie daňových únikov a zároveň aj efektívnejšie interné riadenie.

 Sieť Peppol a riešenia ako Digitálny poštár v tom zohrávajú kľúčovú úlohu – vytvárajú štandardizovaný a dôveryhodný komunikačný kanál, ktorý je predpokladom na ďalšiu automatizáciu. Nejde teda len o výmenu faktúr, ale o budovanie digitálnej infraštruktúry pre moderné podnikanie.

 Do budúcnosti tak môžeme očakávať postupné rozširovanie digitalizácie aj na ďalšie dokumenty a procesy, čím sa celý dodávateľsko-odberateľský cyklus stane plne digitálnym, prepojeným a do veľkej miery automatizovaným. E-fakturácia je preto skôr začiatkom tejto transformácie než jej cieľom.

„SOFTIP sa téme elektronickej fakturácie venuje veľmi zodpovedne a komplexne a Digitálneho poštára vnímame ako jeden  z významných streamov v oblasti elektronickej fakturácie.“

Marek Sedliak, Obchodný riaditeľ divízie ESS spoločnosti SOFTIP, a. s.
špecialista na Peppol a e-fakturáciu