Tímová spolupráca a postupný návrat do kancelárií
Rok boja s pandémiou masám ľudí výrazne zmenil pohľad na prácu z domu, videokonferencie a spolupráca na diaľku sa stali každodennou súčasťou života zamestnancov vysídlených z kancelárií.
Globálny experiment v oblasti vzdialenej spolupráce akceleroval zmenu myslenia. Doposiaľ sa mnohým práca v kancelárii spájala iba s pevným pracovným miestom s počítačom, monitorom a telefónom či pevným 8-hodinovým pracovným časom, keď prítomnosť na pracovisku bola dôležitejšia ako efektívnosť pri výkone práce.
Digitálna transformácia tímovej spolupráce sa rozbehla naplno a čaká nás príval inovácií s cieľom vyťažiť pri digitálnej komunikácii v rôznych ohľadoch lepší zážitok ako z osobného stretnutia.
Ako je to možné? Už dnes je dostupný preklad konverzácie v rôznych jazykoch v reálnom čase, masívna adopcia automatického tlmočenia je veľký krok pri otváraní nových príležitostí. Každé dôležité stretnutie alebo prednášku si môžeme nahrať či získať textový prepis zo stretnutia, zefektívniť tak našu prácu s časom v rámci dňa. Nástup strojového učenia, umelej inteligencie či osobných asistentov zmení naše vnímanie digitálnej komunikácie.
Rok je veľmi dlhý čas a práve rok 2020 nám ukázal, že možno pracovať aj na iných miestach ako v kancelárii a pritom ako tím podávať rovnaké výsledky. Osobne som zástanca hybridného režimu, keď si volíme home office iba vo vybrané dni a na určité typy úloh. Každopádne však aj počas práce „odkiaľkoľvek“ potrebujeme byť plnohodnotným členom tímu. Vzdialený účastník stretnutia nemôže byť na príťaž kolegom v zasadačke a tu budeme narážať na problém. Je vaša firma pripravená na nový normál, každodennú rutinnú spoluprácu prepojených tímov, keď práca z domu nebude výnimka, ale bežná súčasť?
Podľa prieskumu spoločnosti Mio medzi IT manažérmi spoločností, ktoré sa adaptovali na videokomunikáciu, viac ako 65 % z nich používa v zasadačkách zariadenia Cisco Webex Room.
Nástroje tímovej spolupráce
Základom je správne zvolená softvérová platforma na tímovú spoluprácu, dobré technické vybavenie, ale aj tím kolegov primerane adaptovaných na digitálnu komunikáciu. Mnoho nástrojov umožňuje vynikajúcu komunikáciu pri plánovaných stretnutiach, videohovoroch, ale spontánna komunikácia a náhodné rozhovory na chodbe, pri káve nám chýbajú. Preto ak majú byť vzdialení kolegovia efektívnou súčasťou tímu, prirodzená komunikácia musí prebiehať aj mimo plánovaných stretnutí.
Nezainteresovaným manažérom sa môžu zdať platformy na tímovú spoluprácu Cisco Webex, Microsoft Teams, Slack alebo Zoom podobné, ale sú medzi nimi veľké rozdiely. Majú iné cieľové skupiny a každej firemnej kultúre môže imponovať iná vlastnosť či spôsoby používania. V enterprise sú najrozšírenejšie a dominantné platformy Cisco Webex a Microsoft Teams. V prieskume medzi IT manažérmi potvrdilo 64 % opýtaných, že nové platformy redukujú množstvo posielaných e-mailov, čo by mohol byť postačujúci signál na implementáciu niektorej z nich.
Digitálna transformácia v tímoch neznamená, že budeme obchádzať firemné nástroje a komunikovať cez nezabezpečené aplikácie, ktoré používame aj v súkromí, s kamarátmi alebo rodinou. Komunikácia zamestnancov cez neschválené aplikácie, výmena informácií či súborov s externými spolupracovníkmi mimo kontrolovaného prostredia firmy je nočná mora každého manažéra bezpečnosti. Práve tu často z pohľadu bezpečnosti prerástli zamestnanci firmám cez hlavu svojím správaním a je dôležité, aby firmy dali tímom na komunikáciu patrične zabezpečené aplikácie, manažované interným IT oddelením.
Stále dostupné konverzácie s kolegami, výmena súborov v bezpečnom prostredí či kvalitná audio- a videokomunikácia bez rozdielu, či práve používam PC, tablet, alebo smartfón. Uvedené vlastnosti nie sú iba základom na úspešnú zmenu komunikácie, ale nevyhnutnou podmienkou.
Zoom ako videokonferenčná platforma sa vďaka svojej jednoduchosti a štedrým balíkom služieb zadarmo stal synonymom videokomunikácie pre masy. Rýchlo si platformu osvojili v školách, na firemných webinároch alebo hodinách online jogy. A doteraz platí, že videostretnutie jeden na jedného alebo 40 minút videohovoru v skupine máte vždy zadarmo.
Microsoft Teams je rozšírená platforma práve vďaka vysokej penetrácii používateľov služieb Office 365 a jeho silnou stránkou je kolaborácia nad dokumentmi v aktuálnom momente či koncentrácia dokumentov pre tím na jednom mieste.
Bezkonkurenčne silná stránka platformy Cisco Webex je dôraz na bezpečnosť, end-to-end šifrovanie komunikácie. Keď preferujete kvalitu a pestrosť v komunikácii, benefitom je najlepšia ponuka koncových zariadení Webex room pre rôznorodé potreby zasadačiek alebo osobných videokonferenčných zariadení priamo na váš stôl.
Kde začať pri návrate do kancelárií?
Tí z nás, ktorí absolvovali niekoľko videokonferenčných stretnutí každý deň, vedia, aké dôležité je správne technické vybavenie. Keď notebook nemá dobré integrované mikrofóny, je nevyhnutný kvalitný headset. Náhlavná súprava s mikrofónom zabezpečí kvalitný zvuk hlavne z vašej strany, čo kolegovia určite ocenia. Každý z nás pozná, ako môžu zvuky práčky, detí či domácich zvierat zničiť plynulosť videostretnutia. Hlavná výhoda headsetu je fakt, že zaberá iba hlas rozprávajúceho, a nie ruchy okolia.
Vedci zo Stanfordu v aktuálnej štúdii preukázali, že skutočný problém je aj únava ľudí z častých a dlhých videokonferenčných stretnutí. Únava je spôsobená hlavne vyššou kognitívnou záťažou, nižšou mobilitou a nadmerným očným kontaktom. Riešenie, ako tomu zabrániť, je viesť efektívne a krátke videokonferenčné stretnutia bez nadmerných rušivých vplyvov.
Očakávané situácie, keď štyria kolegovia budú spoločne za jedným stolom potrebovať aktívne diskutovať s ďalšími dvoma členmi tímu, ktorí sa pripoja vzdialene, budú veľmi časté. Ste pripravení podobné stretnutia sprostredkovať tak, aby boli efektívne?
Tak ako sa zamestnanci adaptovali na prácu z domu, budú sa musieť zasadačky firiem adaptovať na prítomnosť vzdialených kolegov, keď videokomunikácia bude prirodzenou súčasťou stretnutí, a nie trestom pre ľudí v tíme.
1. Dobré ozvučenie miestnosti a správne mikrofóny
2. Interoperabilita a podpora štandardov naprieč rôznymi platformami
3. Pokročilé funkcie vyhľadávania tvárí v miestnosti
4. Automatické rozpoznanie a priblíženie práve hovoriaceho kolegu za stolom
5. Používateľsky prívetivé ovládanie a bezdrôtové zdieľanie obsahu z počítača
To je špička ľadovca funkcionalít, ktoré transformujú váš zážitok z obávanej videokonferencie na preferovaný spôsob efektívnej spolupráce s kolegami.
Každý tím má inú kultúru a zariadenia sa prispôsobia ľuďom a možnostiam priestorov.
Na každodenné operatívne mítingy s menším počtom účastníkov sú určené kompaktné zariadenia s integrovanou kamerou a audiom. Postačuje pripojiť sa k obrazovke a môžete začať. Pri mikrofónoch oceníte pokročilé technológie potlačenia hluku. Precízna a skoro neviditeľná 4K Ultra HD kamera so šírkou záberu 120 stupňov zabezpečí, že každého prísediaceho bude dobre vidieť a interná či externá komunikácia s partnermi prebehne na úrovni.
Väčšie skupiny ľudí v zasadačkách pokrývajú vyššie triedy, kde je kvalitné ozvučenie samozrejmosť a vašu pozornosť upútajú integrované 5K Ultra HD kamery. Používateľský zážitok výborne dopĺňajú pokročilé spracovanie obrazu a implementácia umelej inteligencie. Automatický „inteligentný režisér“ volí správny výrez full HD 1080p zo snímaného Ultra HD obrazu tak, aby tváre ľudí boli prispôsobené veľkosťou alebo bol v zábere práve hovoriaci kolega. Pokročilé AI algoritmy neustále automaticky optimalizujú posielaný náhľad z miestnosti podľa toho, ako a kde sedia používatelia pred kamerami.
Najvyššie rady koncových zariadení okrem zážitku používateľov ohromia dizajnom. All-in-one videokonferenčné zariadenie integrujúce dve 70" obrazovky, ozvučenie, 5K Ultra HD kamery zmení váš pohľad na videokonferencie.
ZDROJ: https://dispatch.m.io/mio-workplace-messaging-report/
Zobrazit Galériu
