Zefektívnite si nedobrovoľný home office / Vyskúšajte najlepšie nástroje na prácu z domu
Zatváranie podnikov, coworkingových centier alebo kaviarní, ktoré podnikateľom doteraz poskytovali útočisko a pokoj na prácu, postavilo pracujúcich pred nútený home office. Vyskúšajte programy a nástroje, ktoré umožnia bezproblémové fungovanie z domu a ešte vašu prácu zefektívnia.
Komunikujte efektívnejšie bez ohľadu na vzdialenosť
Najprv sa v tíme dohovorte, aké programy chcete na komunikáciu používať. Keď zavediete četovací kanál, ale polovica firmy bude ďalej posielať e-maily, komunikáciu si neuľahčíte.
1. Rýchle četovanie
Jeden z najobľúbenejších četovacích programov na firemné účely je Slack. Má hravé a intuitívne rozhranie a ponúka i bezplatný variant. Ten je ochudobnený o aplikácie, skupinové konferenčné hovory a predovšetkým zobrazuje iba obmedzené množstvo správ, takže staršie konverzácie po niekoľkých dňoch až týždňoch už nevyhľadáte. V Slacku
• si vytvoríte uzavreté skupiny k jednotlivým projektom,
• môžete volať s jedným kolegom
• a nastavíte si svoj aktuálny status, takže každý okamžite vidí, či ste práve na obede, dávate si pauzu na dorobenie úloh s deťmi alebo voláte so zákazníkom.
Ďalší ľahko skrotiteľný četovací nástroj je Hangout od Googlu. Jeho výhodou je úplné ukladanie histórie a jednoduché volanie i väčšej skupine. Google navyše do júla sprístupnil bezplatne úplnú verziu, aby pracujúcim z domu pomohol.
Tímové četovanie umožňuje i Microsoft Teams. Výber a porovnávanie programov vám zaberie veľa hodín času, hoci všetky spomínané programy ponúkajú veľmi podobné služby a všetky majú vo svojich referenciách špičkové firmy. Preto sa ideálne spýtajte na skúsenosti podobne veľké spriatelené firmy alebo kolegov z odboru.
2. Konferenčné hovory
Hromadné čety a videohovory ponúkajú Facebook Messenger aj WhatsApp. Tie však vyžadujú prepojenie cez osobné profily, ktoré nemá vytvorené každý a zamestnanci nemusia byť naklonení ich využívaniu na pracovné účely. Predtým často používaný Skype teraz zľahka ustupuje konferenčným hovorom cez službu Google Hangout Meet. Na rozdiel od Skypu, kde sa musíte do služby registrovať, máte väčšinou už účet na Google vytvorený, a pokiaľ nie, zvládnete to zadarmo za pár minút a automaticky so zaregistrovaním získate priestor v cloude na Google Disku.
V Asane môžete stav zákazky i vizualizovať, takže na prvý pohľad spoznáte, v akej fáze sa projekt nachádza.
Cez Hangout Meet
• si zavoláte s celým tímom naraz,
• môžete zdieľať všetkým zúčastneným svoju obrazovku, čo sa hodí napríklad na firemné prezentácie alebo vyučovanie na diaľku,
• a prizvete i tých, ktorí účet na Google nemajú, stačí im zaslať odkaz.
Bezplatne, ale s obmedzením fungujú i ďalšie služby umožňujúce videohovory:
• Wherby (v platenej verzii môžete videokonferenciu aj nakrúcať),
• Zoom (bezplatná verzia je obmedzená na 40 minút hovoru).
Pri prechode na schôdzky online sa dohovorte na dodržovaní jednotných pravidiel:
• Na začiatku sa uistite, že sa všetci dobre počujú.
• Neprekrikujte sa, hovorí vždy len jeden.
• Pokiaľ to rýchlosť internetového pripojenia umožňuje, majte všetci zapnuté kamery. Tým aspoň čiastočne sprostredkujete neverbálnu zložku komunikácie.
• Tí, ktorí práve nehovoria, majú vypnutý mikrofón, aby nerušili okolitými ruchmi zo svojej domácej kancelárie.
• Rovnako ako pri bežných schôdzkach nezabudnite z videokonferencie urobiť zápis a naplánovať ďalšie kroky, ak je to nevyhnutné.
Cez Miro usporiadate plnohodnotný brainstorming, nech už sú členovia vášho tímu kdekoľvek.
Konferenčné hovory umožňuje aj platená verzia Slacku alebo zmienený Microsoft Teams.
Nástroje na efektívne riadenie projektov
Starostlivé rozplánovanie workflow (objemu a nadväznosti práce na konkrétny deň) je v home office ešte dôležitejšie než obvykle. Tým, že sa celý deň s kolegami nevidíte, sa ľahko zbavíte výčitiek za neskôr odovzdanú prácu. Navyše v domácom prostredí je výrazne viac lákadiel, ktoré odvádzajú pozornosť od práce.
Vďaka programu na sledovanie práce všetci v tíme vedia, do čoho sa majú momentálne pustiť, v akom stave sa projekty nachádzajú a kto má zodpovednosť za vypísané úlohy. Jedna z najobľúbenejších webových a mobilných aplikácií na riadenie práce je Asana. V nej
• vytvoríte vlastné projekty i tímy,
• každý pracovník vidí svoj rozvrh práce,
• priraďujete k úlohám podúlohy, pridávate prílohy a vidíte história úloh,
• úlohy prideľujete konkrétnym ľuďom i s personalizovanými štítkami.
Do 15 ľudí v tíme je Asana zadarmo, hoci nemá sprístupnené všetky funkcie. Ďalšie podobné služby na riadenie práce:
• nástenkové Trello,
• Asane podobný Base Camp
• Freelo (český produkt s aktívnou zákazníckou podporou).
Meranie odpracovaného času
Domáce prostredie vyžaduje pevnejší režim a väčšiu morálku na splnenie všetkých úloh. Pokiaľ chcete sebe alebo svojim zamestnancom pomôcť so sledovaním času, zaveďte do pracovnej rutiny sledovanie odpracovaného času.
Vďaka tomu získate prehľad, koľko času sa na projektoch reálne odpracovalo. Sledovanie času vám uľahčí odhadovanie dĺžky trvania nadväzujúcich prác aj lepšiu fakturáciu. Aby prechod na meranie odpracovaného času vo firme dobre fungoval, vysvetlite citlivo zamestnancom, že nejde o narušovanie ich súkromia. Sledovanie odpracovaného času počas krízy (i mimo nej) udržuje firmu v efektívnom chode. Obľúbený je napríklad bezplatný Toggle. Vďaka nemu
• na jediné kliknutie meriate odpracovaný čas,
• priraďujete odpracované minúty alebo hodiny ku konkrétnym projektom alebo klientom,
• zostavujete prehľadné reporty svojej práce.
Slack i Hangout majú mobilnú aplikáciu. Ste teda pre kolegov stále na príjme.
V Toggle si vytvoríte sériu vlastných štítkov. Tie odlíšia napríklad čas na prípravu projektu, schôdzky alebo prácu nad projektom.
Odpracovaný čas sledujú aj ďalšie programy:
• Odoo,
• TMetric (s prehľadným pracovným timelinom na každý deň),
• Costlocker.
Virtuálne nástenky
Vo firme ste možno boli zvyknutí na kreslenie po inteligentných stenách, tabuliach alebo flipchartoch. Takú vymoženosť však málokto doma má. Preto k slovu prichádzajú online alternatívy.
V týchto programoch
• načrtnete schémy,
• nakreslíte myšlienkové mapy
• alebo vytvoríte nástenku s lepivými papierikmi post-it.
Keď vytváranie týchto schém skombinujete so živým prenosom cez zdieľanú obrazovku, priblížite sa skutočnej porade pred firemnou tabuľou. Programy na vytváranie virtuálnych násteniek: Miro, Mural, Figma.
Vzdelávanie na home office
Veľa podnikateľov i firiem využíva spomalenie chodu obchodu na vybrúsenie schopností a doplňovanie know-how.
1. Online kurzy
Na internete hromadné online kurzy nájdete pod označením MOOC (z anglického massive open online course). Často majú neobmedzený počet účastníkov a skladajú sa z výučbových videí, online testov a cvičení.
Poskytujú ich univerzity, odborné inštitúcie alebo veľké firmy a dobrá správa je, že do väčšiny z nich sa prihlásite zadarmo, stačí sa zaregistrovať. Odborné online kurzy združujú na lepšiu prehľadnosť servery zamerané na vzdelávanie, napríklad Coursera, edX alebo Class Central.
Ďalšiu alternatívu k domácemu vzdelávaniu prinášajú špecializované YouTube kanály, ako napr. IT Academy.
2. Vzdelávanie do uší
Pokiaľ viac než videá obľubujete audio vzdelávanie, zaobstarajte si cez českú Audiotéku odbornú alebo populárno-naučnú knihu čítanú profesionálnymi hercami. Vzdelávať sa môžete i bezplatne cez podcasty svojich obľúbených firiem alebo si doplňte znalosti pri krátkych audiozáznamoch z TEDx Talks.
Zachovanie psychickej pohodym pri práci z domu
Nezvyčajná situácia, v ktorej nikto nedokáže odhadovať ďalší vývoj, prináša psychický nátlak na celú spoločnosť. Preto nezabúdajte ani na relaxáciu, koníčky a fyzické cvičenie. Ak ste doteraz cvičili iba pod dohľadom trénerov, pozrite sa, či vaše pohybové štúdio neprešlo na online výučbu. Niektoré športové centrá sa tak snažia získať aspoň minimálny príjem na preklenutie doby núteného zavretia. Na internete objavíte bezplatné videá na každodenné cvičenie:
• 4-minútová tabata na ranné rozhýbanie,
• cvičenia na rozhýbanie celého tela,
• polhodinové kardio.
Bezplatný mesačný kurz v češtine vypustili do sveta tréneri z FitFab.
Na posilnenie psychickej pohody odporúčajú odborníci každodenné prechádzky v prírode. No ak nemáte v blízkosti les, parky sa vám zdajú príliš preľudnené alebo ste v karanténe, zaraďte do svojej pracovnej rutiny i pravidelné meditačné relaxovanie. Healthline zostavilo zoznam najlepších aplikácií na meditáciu.
Ďalšiu alternatívu na odreagovanie ponúkajú
• virtuálne prehliadky svetových múzeí
• alebo živé vysielanie divadiel.
Rady na zvládanie home office spísali i velikáni ako Google, Slack či Facebook.
Zdroj: money.cz
Zobrazit Galériu
