SAMSUNG_022024C Advertisement SAMSUNG_022024C Advertisement SAMSUNG_022024C Advertisement

Microsoft Loop / Nový nástroj na spoluprácu v tíme

0

Microsoft Loop je podobne ako kedysi dávno One Note typický príklad nástroja, po ktorého vyskúšaní sa budete čudovať, ako ste bez neho doteraz mohli fungovať.

SAMSUNG 042024 Advertisement

Dokumenty boli vždy viac než len prostriedkom na zaznamenávanie informácií. Umožňovali spolupracovať, zdieľať svoje nápady a pripomienky, aby sme mohli profitovať z tímovej spolupráce. Spôsob, ako spolupracujeme, však postupne prešiel výraznými zmenami. Klasický, roky používaný proces tímovej spolupráce fungoval a ešte stále u mnohých z nás funguje tak, že niektorý člen tímu vytvorí dokument, napríklad s návrhom projektu, a potom sa začne kolotoč mailov, v ktorých sa členovia tímu delia o svoje myšlienky, na základe ktorých niekto sformuje prvotný obsah dokumentu. Potom sa začne druhé kolo, keď v e-maile obieha prvý draft dokumentu a členovia tímu ho pripomienkujú. Veľké zjednodušenie a zefektívnenie práce nastalo, keď bolo možné dokument umiestniť do zdieľaného pracovného priestoru a mohlo na ňom pracovať viac spoluautorov súčasne. Zdieľanie dokumentov a možnosť spolupráce členov tímu v reálnom čase bola veľmi významná, ba až revolučná inovácia, ktorá radikálne zmenila spôsob, ako ľudia pracujú. Samozrejme, vždy je čo zlepšovať.

Vkladanie komponentov na stránku slučky 

Nový nástroj Microsoft Loop vám umožňuje vytvárať obsah, zachytávať nápady a spolupracovať s ostatnými v reálnom čase kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Poviete si, že takto to predsa robíme už teraz. Nie celkom a rozhodne nie odkiaľkoľvek. Pri súčasnom spôsobe tímovej spolupráce a tvorby dokumentov si musíte pamätať, na akých dokumentoch pracujete a aké aplikácie na to využívate. Napríklad členovia tímu vytvárajú obsah tabuľky pomocou MS Teams. Niektorý člen tímu tabuľku vytvorí a vloží do Teams, iný začne tabuľku upravovať a všetci v reálnom čase tieto zmeny vidia a môžu komentovať. Perfektné, ale predsa len trochu limitované, v tomto prípade konkrétne na MS Teams. Úplne perfektné by však bolo, keby členovia tímu v závislosti od okolností mohli urobiť zmeny v tabuľke v e-mailovej správe, v OneNote alebo realizovať a posielať úpravy prostredníctvom iného nástroja a tieto zmeny by sa zobrazili v tímovom čete. Až vtedy by sme mohli konštatovať, že spolupracujeme odkiaľkoľvek.


Pracovné priestory

Microsoft Loop je momentálne k dispozícii zadarmo na https://loop.microsoft.com. Tento nástroj je určený pre ľudí, ktorí chcú spolu efektívne tvoriť a spolupracovať bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú alebo aké nástroje používajú. Ako napovedá názov Loop, základný komponent je slučka. Tá sa skladá z troch základných prvkov:

Komponenty slučky sú prenosné časti obsahu, ktoré sa synchronizujú na všetkých miestach, kde sa zdieľajú. Komponenty umožňujú spolupracovať v pracovnom postupe – na stránke slučky, v čete, e-maile, schôdzke alebo dokumente. Môže to byť napríklad tabuľka, blok textu a podobne. Nezáleží na tom, kde sa komponenty fyzicky nachádzajú. Tabuľku alebo blok textu môžete vložiť do tímového četu, môže byť v e-maile, v OneNote, v dokumente Word, Excel, PowerPoint... a vždy budú aktuálne a synchronizované.

Stránky slučky sú flexibilné priestory, kde môžete spojiť ľudí a komponenty, odkazy, úlohy a dáta. Stránky slučky možno zdieľať naprieč aplikáciami M365 ako odkaz alebo ako súčasť vloženej slučky.

Pracovné priestory slučky sú zdieľané priestory, ktoré vám a vášmu tímu umožňujú zobraziť a zoskupiť všetko, čo je pre váš projekt dôležité, takže sa dá ľahko zistiť, na čom všetci pracujú, a sledovať pokrok smerom k stanoveným cieľom. Pomáhajú prehľadne organizovať váš projekt. V rámci pracovného priestoru môžete pridať stránky so slučkami, ale môžete pridať akýkoľvek typ obsahu, napríklad dokument programu Word, tabuľku, odkaz na webovú lokalitu a podobne. Trochu to pripomína zložky v Prieskumníku.

Slučku môžete spustiť priamo z četu v Microsoft Teams, ale v budúcnosti ju budete môcť používať takmer odkiaľkoľvek. V MS Teams máte k dispozícii ikonu Loop na pridávanie rôznych typov komponentov, ako sú tabuľky, zoznamy úloh, text s odsekmi a podobne. Ku komponentom definujete, ktorí členovia tímu majú k nim prístup. Je pochopiteľné, že k tabuľke týkajúcej sa odmeňovania členov tímu, ktorú vytvára šéf s finančným riaditeľom, ostatní členovia tímu prístup nemajú. Na iných typoch dokumentov zas budú participovať viacerí, prípadne všetci členovia tímu. Konverzáciu, hoci sa začala napríklad v čete MS Teams, aj úpravy zdieľaných dokumentov možno realizovať v rôznych aplikáciách v závislosti od okolností a preferencií tímu. K dispozícii je, samozrejme, aj história verzií, takže kedykoľvek máte možnosť vrátiť sa k predchádzajúcej iterácii tohto súboru.


Príklad stránky projektu

Microsoft Loop vám pomôže zorganizovať všetko, čo potrebujete pre váš projekt, do jedného pracovného priestoru. Stačí zadať názov pracovného priestoru, prípadne ďalšie relevantné kľúčové slová a Loop navrhne najrelevantnejšie komponenty, ktoré môžete, no nemusíte pridať do svojho pracovného priestoru. Obsah bude usporiadaný do stránok, ktoré sa dajú jednoducho prezerať. Nové stránky môžete vytvárať pomocou šablón a presúvať bloky obsahu, prípadne celé stránky, aby ste vytvorili štruktúru svojho pracovného priestoru tak, ako to vám a vášmu tímu najlepšie vyhovuje. Je to veľmi jednoduché. V ponuke vloženia stačí zadať / a pridať štítok, aktuálny dátum, obrázky, emotikony, tabuľky, zoznamy a podobne bez toho, aby ste museli prerušiť tok vašej práce alebo prejsť do inej aplikácie. Alebo napíšte @ a vyberte si z navrhovaných súborov a ľudí na základe aktuálneho kontextu. Dvojbodka aktivuje zoznam emotikonov.

Pri práci na dynamickom projekte sa často potrebujete deliť o informácie s rôznymi skupinami ľudí, z ktorých niektorí nemusia byť vo vašom bezprostrednom projektovom tíme. Komponenty Microsoft Loop vám umožňujú rozkladať informácie a zdieľať správne časti so správnymi ľuďmi. Stačí premeniť akýkoľvek obsah na stránke Loop na komponent a potom ho jednoducho skopírovať a prilepiť v aplikáciách Microsoft 365. Zmeny sa aktualizujú na všetkých miestach, kde ste komponent alebo stránku zdieľali.

Ľudia, ktorí podobne ako ja používali na správu projektov (v mojom prípade na scenáre videí) nástroj Notion, sa určite nevyhnú porovnávaniu a možno ani domnienke, kde Microsoft pri tvorbe MS Loop čerpal inšpiráciu. Podľa môjho názoru však podobnosť, ktorá môže, no nemusí byť čisto náhodná, je len na úžitok. V mojom prípade som sa po pozretí krátkeho inštruktážneho videa v prostredí MS Loop veľmi rýchlo zorientoval a mohol som začať pracovať.

 

Zobrazit Galériu

Ľuboslav Lacko

Všetky autorove články

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať