Nový modul Distribučné listy pre DMS eDoCat ocenia všetci manažéri kvality
Spoločnosť Onlio uvádza na trh nový modul s názvom Distribučné listy pre svoj dokument management systém eDoCat pre platformu Alfresco. Tento modul ďalej rozširuje možnosti riadenej dokumentácie v prostredí DMS eDoCat.
Nový modul prináša manažérom kvality neoceniteľnú vec - istotu, že sa všetci zamestnanci zoznámia so všetkými dokumentmi, ktorými sa majú riadiť na svojej pracovnej pozícii. Modul vďaka znalosti organizačnej štruktúry firmy delí pracovníkov na základe ich pracovného zaradenia do skupín, pričom jeden pracovník môže byť aj vo viacerých skupinách. S každou skupinou zamestnancov, tj. organizačnou zložkou spoločnosti, sú potom pevne zviazané patričné dokumenty - interné predpisy, smernice a pod., s ktorými musí byť pracovník na danej pozícii oboznámený. Jednotlivé procesy preukázateľného zoznámenia pracovníka s dokumentom sa následne môžu nad jednotlivými dokumentmi spúšťať už automaticky. Či už ide o pravidelné spúšťanie procesu preukázateľného zoznámenia po aktualizácii smernice, či pravidelné povinné zoznámenie s dokumentmi raz za rok, alebo jednorazové spustenie procesu zoznámenia s dokumentmi na danú skupinu pracovníkov, či zamestnancov. Možností je nepreberné množstvo, všetko záleží na nastavení.
„Modul oceníte pri akejkoľvek aktualizácii smerníc, či nástupe nového človeka. Všetky potrebné procesy zoznámenia s aktualizovanými, či novými dokumentmi, môžu prebehnúť automaticky, a to vrátane výstupu o preukázateľnom zoznámení sa s nimi. Zároveň sú tieto reporty, či oneskorenia v procese zoznámenia s dokumentmi eskalované na vedúcich pracovníkov," vysvetľuje Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio.
Nový modul distribučné listy ďalej posúva možnosti správy riadenej dokumentácie vo firmách a uľahčuje činnosť všetkým manažérom kvality i zodpovedným pracovníkom, pretože dokáže do systému vniesť poriadok tým, že výraznú časť procesov zautomatizuje. Každý zamestnanec spadá do príslušných skupín na základe pozície v organizačnej štruktúre a má tak k dispozícii vždy dokument, ktorý potrebuje k svojej práci, v aktuálne platnom znení. Vďaka centrálnej správe riadenej dokumentácie možno tiež detailne riadiť oprávnenia prístupu k jednotlivým súborom. Systém zároveň automaticky sleduje platnosť jednotlivých dokumentov, a tiež vie jednoznačne preukázať zoznámenie zamestnancov s jeho obsahom. DMS eDoCat centralizuje všetky informácie o riadenej dokumentácii a automatizuje obeh dokumentov podľa nastaveného workflow.
„Nasadenie DMS eDoCat prináša firmám podstatné zníženie nákladov spojených s administratívou a zefektívňuje procesy. Pritom je samotný systém finančne nenáročný, je totiž postavený na open source platforme," dodáva Pavel Nykl.
Systém eDoCat je postavený na platforme Alfresco Community Edition a je k dispozícii ako v on-premise modeli prevádzkovanom na vlastnej IT architektúre zákazníka, tak v cloudovom prevedení v režime softvér ako služba (SaaS).
Ďalšie informácie o DMS eDoCat nájdete na edocat.sk.
