Hlasovky: Ako ich správne posielať, aby vás príjemca neznenávidel

KĽÚČOVÉ ZISTENIA:

• Hlasové poznámky kladú vysoké nároky na čas príjemcu.

• Kľúčové detaily musia byť vždy uvedené textovo.

• Zásadné pravidlá si vyžadujú jasné nahrávanie, tiché prostredie a stručnosť.

Hlasové poznámky sa stali rýchlym a spontánnym nástrojom komunikácie, no ich nekontrolované používanie môže rýchlo viesť k digitálnemu faux pas. Hoci sú pre odosielateľa mimoriadne pohodlné, pretože umožňujú rýchlejšie vyjadrenie emocionálnych odtieňov, predstavujú pre príjemcu digitálnu záťaž.

Príjemca je nútený venovať správam fixný časový záväzok na prezeranie v reálnom čase a nemá možnosť ich rýchlo preskenovať ako text. Kľúčovým pravidlom etikety hlasových poznámok je uvedomenie si tejto asymetrie, ktorá je v podstate obranou proti digitálnej sebeckosti.

Je nevyhnutné, aby boli správy udržiavané čo najkratšie a čo najviac k veci. Väčšina ľudí netoleruje správy dlhšie ako jednu minútu a štyri minúty sú považované za absolútne maximálny liberálny limit.

Ak by správa nevyhnutne musela byť dlhšia ako táto hranica, je vhodné ju rozdeliť na viacero kratších, aby si príjemca mohol urobiť prestávku a ľahko pokračovať. Absolútne zásadné pravidlo sa týka obsahu: dôležité detaily by sa nikdy nemali prenášať výlučne prostredníctvom hlasovej správy.

Informácie obsahujúce špecifiká, ako sú presné dátumy stretnutí, časy, adresy, alebo akékoľvek konkrétne požiadavky, sa musia preniesť v textovej podobe. Vyžadovať od príjemcu, aby si správu opakovane prehrával len preto, aby si našiel detaily, ktoré by mali byť v texte, je neúctivé k jeho času a neefektívne.

Všeobecne platí, že ak sa obsah dá ľahko napísať textom, mal by byť napísaný textom, pretože text je pre príjemcu vždy rýchlejší na spracovanie a prehliadanie.

Hlasové poznámky sú vhodnejšie pre emocionálne odtiene, ktoré sú v texte ťažko vyjadriteľné, alebo podrobnejšie, ale menej kritické vysvetlenia. Pri nahrávaní je rovnako dôležité dbať na technickú kvalitu zvuku, ktorá robí hlasovú správu hybridom medzi spontánnou komunikáciou a formálnou nahrávkou.

Nahrávanie by malo prebiehať v tichom prostredí, bez hluku na pozadí, ako je doprava, stroje alebo preplnený priestor, aby sa minimalizovalo skreslenie a maximalizovala zrozumiteľnosť správy. Dokonca aj v miestnosti je vhodné minimalizovať ozvenu pomocou kobercov a záclon, aby bola nahrávka jasnejšia.

Odporúča sa hovoriť pomaly a zreteľne, pričom je potrebné dbať na dostatočnú hlasitosť, ale nie takú, aby audio skresľovalo. Ak odosielateľ stratí niť myšlienky, mal by nahrávanie zastaviť a poslať novú správu, namiesto ponechania dlhých, mätúcich tichých prestávok. 

Pre dlhšie a komplexnejšie témy, ktoré vyžadujú hlasovú formu, môže pomôcť jasná štruktúra. Správa by mala mať úvod, v ktorom sa uvedie účel, jadro, kde sa prejdú detaily, a jasné zhrnutie alebo výzvu k akcii. 

Napokon, rovnako ako pri inej digitálnej komunikácii, je nevyhnutné byť ohľaduplný k dennému času príjemcu. Len preto, že má odosielateľ myšlienku uprostred noci, neznamená, že je príjemca pripravený prijať hlasovú notifikáciu v nevhodnú dobu.

PREČO JE TO DÔLEŽITÉ:

Hlasové poznámky sú efektívne, ak sú použité správne, no ich nekontrolované používanie môže rýchlo viesť k digitálnemu faux pas a narúšaniu pracovnej alebo osobnej efektivity.

^{Zdroj: nzherald.co.nz foto: depositphotos.com}