SAMSUNG_092021 Advertisement SAMSUNG_092021 Advertisement SAMSUNG_092021 Advertisement

Digitálny onboarding nie je nevyhnutnosť doby, ostaňte pri ňom aj po covide

0

Fluktuácia vo firme je prirodzená vec bez ohľadu na ekonomickú krízu. Zamestnanci vám stále budú odchádzať na rodičovské, meniť pozície, prípadne ak patríte k tým šťastným firmám, budete rásť a naberať nových ľudí. Ako ich prijímať v „remote“ dobe?

Ako prijímať zamestnancov v „remote“ časoch?

Bežný náborový proces obsahuje vypísanie inzerátu, zber životopisov, oslovovanie vybraných uchádzačov, stretnutie na prijímacom pohovore (môže mať viacero kôl), potvrdenie prijatia, poslanie zmlúv na preštudovanie, podpis zmlúv, zaslanie zmlúv príslušným úradom a samotný nástup zamestnanca v prvý pracovný deň.  V poslednom roku sa niektoré časti procesu museli dramaticky zmeniť. Kroky, ktoré obsahovali osobné stretnutia, boli nahradené virtuálnymi hovormi. No ako si zjednodušiť aj ďalšie kroky, ktoré súvisia s výmenou zmluvných dokumentov?

SAMSUNG_092021 M Advertisement

Ktoré časti nástupného procesu môžete pokryť digitálnymi nástrojmi?

Publikovanie inzerátu, zber životopisov a oslovovanie vybraných kandidátov sa už roky dejú online vďaka klasickým nástrojom, ako je e-mail alebo inzertné online portály (ak ste silná značka, stačí vám váš vlastný web).

Osobné stretnutia prešli do online prostredia vďaka nástrojom ako Zoom, Teams alebo starý známy Skype. Svoj videoprodukt osviežil aj Google a zmenil ho na Meet.

No čo to ostatné? Posielanie zmlúv cez e-mail je dosť nešikovná forma a nedá sa pri tom vyhnúť omylom. Preto vznikli HR systémy, ktoré tzv. onboarding proces riešia od prvého kroku po posledný. Spravujete v nich:

• evidenciu uchádzačov,

• nástup aj odchod zamestnanca a s ním spojené dokumenty a procesy,

• karty zamestnanca, kde evidujete jeho zručnosti, vzdelanie, certifikáty a školenia.

Často si viete vybrať, ktorú funkcionalitu budete využívať a ktorú už nepotrebujete. Niektoré platformy ponúkajú oklieštené zá­kladné riešenia pre menšie firmy, ktoré nepotrebujú robustný HR systém a ani si nemôžu dovoliť ho platiť. Pritom aj jednoduchšie riešenie stále plnohodnotne pokrýva potreby online nástupného procesu. Veľká výhoda je možnosť zapojiť do procesu všetky zainteresované strany. Proces odštartuje personalista, následne môže kandidát v pokoji z domu doplniť svoje údaje, nahliadnuť do zmluvy. Budúci nadriadený finálne schváli nástup a nakoniec mzdové oddelenie potvrdí, že zamestnanca zaevidovalo. Zároveň môže takýto elektronický proces uľahčiť a automatizovať ďalšie kroky spojené s nástupom zamestnanca. Napríklad po schválení možno nového zamestnanca rovno vytvoriť v ďalších systémoch, napríklad v dochádzkovom, prípadne importovať na portál sociálnej poisťovne. Možnosti na zefektívnenie práce sú veľké.

Elektronické podpisy, legislatíva a ich vplyv na onboarding

Slabým miestom presunu zamestnaneckej agendy a dokumentov do online sveta zostáva podpis dokumentácie. Systém vám všetky dokumenty, ako je zmluva, opis práce, prípadne iné prílohy, dynamicky vygeneruje z dát do preferovaného formátu, napr. PDF. No dnes sa vo väčšine prípadov dokument vytlačí a fyzicky podpíše. Technicky, samozrejme, možno aj podpis zabezpečiť elektronickou formou, či už pomocou overeného elektronického podpisu, čipového občianskeho pre­ukazu, alebo podpisového tabletu. Legislatíva, zvyklosti a dôvera ľudí ešte nie sú na takej úrovni, aby bola nejaká forma elektronického podpisu praktická a dostatočne dôveryhodná pri všetkých situáciách. Nejde len o samotný podpis a to, aby bol právne uznateľný, ale aj o prípadné ďalšie úkony, pri ktorých tieto ­dokumenty zamestnanec potrebuje, napríklad v banke pri vybavovaní hypotéky.

Napriek tomu, že elektronizácia procesu v oblasti zamestnaneckej agendy má stále miesto na zlepšenie, už dnes sa dá jednoznačne povedať, že investícia do nej sa firme vyplatí. Určite proces zefektívni, sprehľadní a v neposlednom rade výrazne zvýši komfort nového zamestnanca pri jeho nástupe.

 

 

Soňa Výhonská, TULIP Solutions

Všetky autorove články

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať