Najčastejšie chyby pri prepojení ERP a e-shopu
V dnešnej turbulentnej dobe, keď sa treba čo najviac venovať tomu, aby váš biznis prosperoval, sa chyby medzi prepojeniami systémov netolerujú a môžu vás, ako majiteľa, stáť nemalé straty na reputácii, financiách a obchodných vzťahoch. V tomto článku rozoberieme najčastejšie chyby, ktoré sa môžu vyskytnúť pri prepájaní ERP s e-shopom.
V prípade, že už prevádzkujete e-shop napojený na ERP a niektorá z opísaných chýb sa vás týka, odporúčame otvoriť komunikáciu s dodávateľmi služieb a tlačiť na ich riešenie. Nie každá sa dá odstrániť jednoducho a nie každá je riešiteľná vzhľadom na zákonitosti príslušného softvéru. Je dobré o limitoch vedieť a mať úzke miesta pomenované. Následne k nim možno zaujať stanovisko.
Aký je aktuálny stav?
Ak už prepojenie existuje, zhodnoťte jeho aktuálny stav. Ste s prepojením spokojní? Kedy je človek s prepojením spokojný? Jednoducho vtedy, keď ho nevníma a nemusí riešiť problémy, ktoré vznikajú na spojnici medzi e-shopom a ERP. Ak ste nemali sťažnosť od zákazníka, zamestnancov a produkty máte na e-shope v zodpovedajúcich skladových zásobách, ste spokojní.
Problém: Produkt sa nezobrazil na e-shope
Jedna z najväčších frustrácií pri prevádzkovaní napojeného e-shopu vzniká v situácii, keď naskladníte nový produkt, o ktorom ste presvedčení, že to bude „trhák“, a výsledok je, že sa produkt na e-shope nezobrazí. Následne čakáte, čakáte, čakáte, nadšenie vyprchá a čas, keď sa vášmu produktu mohol venovať marketing, vyhľadávače, SEO, sa premrháva čakaním.
Riešenie
Jednoznačne si definujte podmienky, za ktorých sa produkt zobrazuje na e-shope. Tieto podmienky sa nedajú generalizovať a zvyknú sa meniť v závislosti od systému. V našom systéme e-shopu sú podmienky takéto:
• produkt musí byť zaradený vo viditeľnej kategórii
• produkt musí mať cenu
• produkt musí mať značku
• k produktu musí existovať skladová zásoba
Problém: Rozdiel v skladovej zásobe
Pri veľkých skladových zásobách môže byť tento problém nepatrný, ale pri zásobách, ktoré sa počítajú na jednotky kusov, už nesúlad skladových zásob môže mať fatálne následky. Preto si treba definovať, ako často sa budú vymieňať skladové zásoby medzi ERP a e-shopom.
Staršie riešenia fungovali buď na manuálnej výmene dát, alebo raz denne (zväčša v noci) sa vymenili skladové zásoby za aktuálny sklad. Toto je dnes už neudržateľné, hlavne ak máte okrem e-shopu aj kamennú predajňu. V prípade, že ich je viac, je problém ešte vypuklejší. Požadujte čo najčastejšiu výmenu dát.
Riešenie
My sme výmenu dát v systéme rozdelili podľa kritickosti a vplyvu na biznis. Podľa toho dokážeme regulovať záťaž a vyťaženie serverov bez obmedzenia komfortu zákazníka. Medzi najkritickejšie dáta zaraďujeme skladovú zásobu a cenu. Kritické dáta vymieňame každú minútu a sledujeme len inkrementálne zmeny. Toto riešenie zabezpečí minimalizáciu prenášaných dát a zrýchli prenos.
Technickejší čitateľ sa zamyslí, prečo sa dáta priamo nestreamujú. Preto, lebo pri napájaní sa na subsystémy a systémy ERP musí byť e-shop čo najuniverzálnejší a dokázať sa efektívne pripojiť bez nutnosti štrukturálnych alebo technických zmien v ERP.
Problém: Rozdiel v dátach a informáciách
Produkty na e-shope pozostávajú z relatívne veľkého počtu dát. K produktom evidujeme parametre, opisy, fotografie, ceny, zľavy, sklady a skladové zásoby a mnoho ďalšieho. Pri takýchto rozmanitých dátach sa môže stať, že jeden systém neodovzdá informáciu ďalšiemu a nepreberú sa všetky dáta. Toto sa zo skúsenosti stáva hlavne pri hromadných operáciách v ERP.
Riešenie
Ideálne riešenie neexistuje, pretože ideálny stav by bol ten, keby problém nevznikol. No ak nastane a váš systém narazí na nové zmeny, je dobré, ak v stanovenom a vopred dohodnutom čase sa preberie aktuálna databáza dát. V našom e-shopovom systéme to riešime tak, že cez deň bežia inkrementálne synchronizácie zmien, vykonané na základe dohodnutých pravidiel. No ak sa aj tu vyskytne problém, máme definované každodenné automatické okno, keď sa preberajú celé databázy od zákazníkov. Zabezpečí sa tak normalizácia a aktuálnosť dát.
Záver
Uvedené tri problémy sú len akýmsi poodhalením toho, čo môže nastať pri prepájaní systémov a pri následnom zobrazovaní dát na internete. Všeobecne platí, že čím častejšie a rýchlejšie sa dostávajú zmeny na e-shop, tým rýchlejšie a pružnejšie môže vaše ERP a sklad reagovať na dopyty z online trhu.
Odporúčam jednoznačne zatlačiť na dodávateľov, aby výmeny dát boli transparentné, rýchle a hlavne čo najčastejšie.
ÚVODNÝ OBR: freepik - www.freepik.com
