Systémy na evidenciu dochádzky a sledovanie pohybu zamestnancov
Evidencia dochádzky a prítomnosti pracovníkov na pracovisku alebo mieste výkonu práce je dôležitý aspekt riadenia ľudských zdrojov, poskytuje informácie na ich prípadnú koordináciu a zjednodušuje správu mzdových nákladov. Keďže informácie o dochádzke slúžia aj ako podklad pre odmeňovanie čiže tvorbu výplat, musí byť dochádzkový systém v súlade s aktuálnou legislatívou. Flexibilné systémy evidencie dochádzky dokážu zastrešiť nielen zamestnancov na plný úväzok, ale aj pracovníkov na dohodu a brigádnikov.
Požiadavky na dochádzkový systém
Dochádzkový systém by mal pracovníkovi umožniť jednoducho vytvoriť požiadavku na dovolenku, ošetrovanie člena rodiny a podobne a následne sledovať stav vybavenia žiadosti. Rôzne formy neprítomnosti, napríklad dovolenku či náhradné voľno, podľa firemných zvyklostí môže, no nemusí schvaľovať nadriadený. Schvaľovanie môže byť jedno alebo dvojstupňové. Individuálne žiadosti dochádzky môže vytvoriť buď zamestnanec sám pre seba, alebo príslušný manažér pre všetkých svojich priamych podriadených, prípadne tieto žiadosti môže vytvoriť personalista za akéhokoľvek zamestnanca. Schvaľovanie požiadaviek na dochádzku môže byť jednoúrovňové a vtedy zamestnancovi chváli neprítomnosť jeho priamy nadriadený. K niektorým formám neprítomnosti, napríklad návšteve lekára, sa môže vyžadovať potvrdenie formou prílohy. V niektorých firmách sa schvaľovanie vyžaduje aj v procese uzavretia dochádzkového obdobia. Zamestnanec a aj zamestnávateľ si kedykoľvek môžu zobraziť údaje o dochádzke. Na konci mesiaca si každý zamestnanec ešte svoju dochádzku skontroluje, či náhodou nezabudol zaznačiť nejakú neprítomnosť, a následne uzavrie obdobie, najčastejšie mesiac. Dochádzkový systém by mal počítať aj so scenárom, keď HR a mzdy robí externá firma, a umožniť export údajov v rôznych formátoch. Samozrejmosť je možnosť napojenia dochádzkového systému na hardvér snímajúci dochádzku pomocou bezkontaktných kariet alebo smartfónov s NFC.
Mobilné aplikácie
Mobilné aplikácie predstavujú flexibilný a používateľsky prívetivý spôsob, ako sledovať dochádzku pracovníkov. Tieto aplikácie umožňujú zamestnancom zaznamenávať svoje príchody a odchody priamo zo svojho smartfónu. Je to jednoduchšie a operatívnejšie než klasické stacionárne dochádzkové terminály či dokonca papierové knihy na evidenciu dochádzky. Zamestnanci môžu pomocou mobilných aplikácií zaznamenávať svoju dochádzku kedykoľvek a kdekoľvek, čo je ideálne pre vzdialených a mobilných pracovníkov. Aplikácie môžu využívať GPS na overenie miesta, kde sa zamestnanec nachádza, čo znižuje riziko podvodov. Aplikácie na evidenciu dochádzky by mali byť ľahko integrovateľné s inými systémami.
Identifikácia RFID
Technológia RFID (Radio Frequency Identification) prináša nový rozmer do oblasti evidencie dochádzky pracovníkov. Táto metóda využíva rádiové vlny na prenos dát medzi RFID tagom, ktorý nosí zamestnanec, a čítačkou umiestnenou na pracovisku. Príchody a odchody zamestnancov sú automaticky zaznamenané bez potreby fyzického kontaktu s čítačkou, čo znižuje možnosť chyby. RFID tagy sú odolné a majú dlhú životnosť, čo minimalizuje náklady na ich výmenu. Spojenie mobilných aplikácií a identifikácie RFID môže vytvoriť robustný a komplexný systém na správu dochádzky, ktorý využíva silné stránky oboch technológií. Pracovníci môžu využívať mobilné aplikácie na zaznamenávanie dochádzky z terénu, zatiaľ čo čítačky RFID zabezpečia automatickú identifikáciu na pracovisku. Kombinovaný systém pokryje široké spektrum pracovných podmienok a typov pracovných pozícií. Dvojitá kontrola dochádzky zabezpečí vyššiu presnosť a spoľahlivosť údajov. Systém umožní prispôsobiť sa meniacim sa potrebám a technológiám na pracovisku.
Sledovanie pohybu a koordinácia pracovníkov
Veľa pracovníkov vykonáva svoje pracovné úlohy samostatne, bez priameho kontaktu s kolegami či nadriadenými. Pracujú samostatne, prípadne v tímoch buď z dôvodu povahy práce, alebo z dôvodu požiadavky na efektivitu. Pracujú v interiéri alebo vonku a typickými príkladmi sú zamestnanci v priemyselných areáloch, na stavbách, v lesnom hospodárstve či v poľnohospodárstve. Takisto bezpečnostná služba, údržbári a opravári, pracovníci kontrolujúci rôzne zariadenia v teréne, ale hoci aj pracovníci, ktorí odpisujú stav elektromerov, vodomerov a plynomerov, poštári, roznášači propagačných materiálov a podobne. Z prehľadu povolaní vyplýva, že samostatnú prácu v teréne vykonávajú tak malí živnostníci, ako aj pracovníci veľkých firiem. Aby bolo samostatné vykonávanie práce v teréne, prípadne úlohy, ktoré na vopred rozdelených teritóriách vykonávajú viacerí pracovníci či skupinky pracovníkov efektívne, vyžaduje si organizácia ich práce priestorovú koordináciu. Najjednoduchším riešením sú smartfóny s možnosťou neustáleho pripojenia k internetu.
Ďalší atribút je efektívna kontrola. Záznamy trás pracovníkov umožňujú skontrolovať, či bola daná geopriestorová úloha, napríklad kontrola zariadení v teréne či roznesenie reklamných materiálov, splnená. Zároveň takýto systém plní úlohu kontroly dochádzky. Jednoducho možno zistiť, kedy pracovník začal pracovať, koľko času strávil na danom mieste a podobne. Analýza takto získaných údajov môže poslúžiť aj na zefektívnenie príslušnej činnosti.
Aplikácie na podporu geopriestorových úloh môžu mať aj rôzne modifikácie, napríklad týkajúce sa práce vo veľkých objektoch a halách, kde navigácia GPS nefunguje. Údržbár pri kontrole musí napríklad zosnímať QR kódy pri jednotlivých zariadeniach, ktoré v stanovených intervaloch kontroluje.
Okrem produktivity a kontroly je veľmi dôležitá aj bezpečnosť. Každá práca prináša so sebou rôzne riziká, predpokladané aj nepredpokladané, ktoré vyplývajú z jej povahy, a teda aj riziko pracovného úrazu. Ak sa samostatne v teréne pracujúci zamestnanec či malá skupinka dostane do problémov, nemôže počítať s pomocou kolegov ani so zázemím, ktoré im poskytuje stabilné pracovisko. Vtedy môže smartfón poslúžiť na privolanie pomoci, a to buď s aktívnou participáciou, keď pracovník aktivuje príslušný ovládací prvok aplikácie, alebo automaticky, ak akcelerometre telefónu zaznamenajú silný náraz alebo dlhšiu nečinnosť.
Komplexné riešenie sledovania pohybu pracovníkov môže zaznamenať aj úmyselné či neúmyselné vstúpenie do „zakázanej“ zóny, prípadne nedodržanie časovej koordinácie s kolegami, ktorí odpoja zariadenie či oblasť od elektriny, vypnú vodu, plyn a podobne.
Systémy na monitorovanie pohybu a práce samostatných pracovníkov poskytujú firmám aj ďalšiu pridanú hodnotu v podobe mesačných reportov pracovných výkonov, prípadne dochádzky pre jednotlivých zamestnancov s celkovým počtom odpracovaných hodín, ktoré slúžia ako podklad pre mzdovú agendu. Samozrejme, pri monitorovaní pohybu zamestnancov treba dodržať legislatívne náležitosti.
Kalkulácia namiesto záveru
Keby zavedenie sledovania dochádzky umožnilo zistiť vo firme s 50 zamestnancami len 10 neodpracovaných minút denne, jednoduchá matematika vás privedie k zaujímavej sume za mesiac. Poďme počítať: 50 zamestnancov × 10 minút = 500 minút = 8 hodín 20 minút × 4 EUR (superhrubá mzda) = 33 EUR za deň × 20 pracovných dní = 666 EUR za mesiac.
ÚVODNÝ OBR. ZDROJ: rawpixel.com / FREEPIK.com
„Pri výbere dochádzkového systému netreba zabúdať na to, že dochádzka má svoje špecifiká pre rôzne typy populácie zamestnancov v rôznych segmentoch. Iné sú potreby pre kancelárskych zamestnancov, ktorým bohato stačí jednoduchá dochádzka a zvyčajne netreba ani monitorovať ich pohyb v rámci budovy. Dôraz sa skôr kladie na efektivitu, používateľskú prívetivosť a celkovú účinnosť systému. Iné to už bude napríklad v prípade zamestnancov v zmennej prevádzke, kde firmy potrebujú výrazne prísnejšiu kontrolu, najmä s ohľadom na legislatívu, napríklad kontrolu prestávok počas zmeny, medzi zmenami, kontrolu pohybu a podobne. Zároveň zmenná prevádzka býva spájaná s prísnejšou kontrolou pohybu zamestnancov: ich príchodov, odchodov a pohybu po objekte. Dochádzka v sieti predajní zase kladie dôraz na vysokú flexibilitu, pretože sa bežne stáva, že človek v predajni vypadne, potrebujete ho dočasne nahradiť iným zamestnancom z inej predajne z vedľajšieho mesta či pobočky. Špecifík dochádzky je naozaj množstvo a je potrebné zvoliť správne riešenie, ktoré pokryje práve tie vaše potreby,“ dodáva Viktor Mečiar, riaditeľ slovenskej spoločnosti TULIP Solutions, ktorá dochádzkový systém vyvíja.
