Tímová spolupráca pri tvorbe dokumentov v Office

V ďaka možnosti spolupráce viacerých spoluautorov sa z dokumentov, tabuliek a prezentácií stali živé súbory, na ktorých môže pracovať celý tím súčasne bez ohľadu na to, kde sa jednotliví členovia nachádzajú. Tento prístup šetrí čas, eliminuje množstvo e-mailov s prílohami a zvyšuje produktivitu.

Chaos...

Východiskovým stavom pred zavedením podpory tímovej spolupráce býva spravidla veľké množstvo neprehľadne organizovaných, lokálne uložených dokumentov, pričom mnohé z nich existujú vo viacerých verziách, takže hrozí akútne riziko prepísania aktuálnej verzie staršou. Dokumenty a úlohy vo väčšine prípadov nie sú navzájom prepojené, čo sťažuje orientáciu a efektívnu prácu s dokumentmi v rámci úloh. Po takýchto viac-menej chaotických zásahoch viacerými členmi tímu nebude jednoduché zabezpečiť, aby sa tieto úpravy stretli na jednom mieste a aby boli v schválenom rozsahu do dokumentu zapracované.

... verzus tímová spolupráca

Jedna z najvýznamnejších noviniek integrovaných vo viacerých aplikáciách balíka Office (Word, Excel, OneNote, PowerPoint...) je možnosť operatívnej simultánnej tímovej práce viacerých spoluautorov pri tvorbe dokumentov. Zmeny sa automaticky synchronizujú bez nutnosti akýchkoľvek ďalších úkonov. Základom spolupráce je uloženie dokumentu do cloudu, či už na OneDrive, alebo SharePoint. Odtiaľ možno dokument zdieľať s kolegami prostredníctvom odkazu alebo priamo cez Outlook či Teams. Autor dokumentu určí, či ostatní členovia tímu môžu súbor iba čítať, alebo aj upravovať.

Projektový manažér uloží plán projektu do OneDrive a kolegom pošle odkaz na úpravy. Každý člen tímu tak môže doplniť svoje úlohy a termíny priamo do tabuľky v Exceli.

Tímová práca, to nie sú len projekty vo firmách. Office uľahčí aj tvorbu seminárnej práce, na ktorej pracujú dvaja či viacerí študenti, brainstorming pri príprave dokumentov a podobne. Pojem projektový manažér v príklade evokuje firemné prostredie, ale pokojne to môže byť napríklad vedúci hobby krúžku či organizátor podujatia. Pri práci viacerých ľudí na jednom dokumente možno v reálnom čase sledovať, kto je pripojený, na ktorej časti dokumentu pracuje a aké zmeny vykonáva. Farebné značky alebo kurzory odlišujú jednotlivých autorov, takže nedochádza k duplicitám.

Word umožňuje plynulé editovanie textových dokumentov viacerými osobami naraz. V pravom hornom rohu vidieť, kto je práve pripojený a ktoré časti dokumentu upravuje. Komentáre a sledovanie zmien pomáhajú pri recenzii textov, zlepšovaní obsahu a konečnej kontrole. Nie vždy je potrebné obsah priamo meniť. Office ponúka možnosť vkladať komentáre a návrhy. Tie môžu ostatní používatelia prečítať, diskutovať o nich, prípadne ich označiť ako vyriešené.

Právnik do dokumentu Word pridá komentár s návrhom úpravy formulácie zmluvnej klauzuly. Jeho kolegovia, prípadne aj zmluvné strany následne diskutujú priamo v dokumente bez nutnosti dlhých e-mailov.

Excel je ideálny na tímovú prácu na tabuľkách, analýzach a výpočtoch. Pri spolupráci možno pracovať na rôznych listoch jedného súboru, vkladať grafy, kontroly a vzorce. Spolupracovníci vidia zmeny a môžu navrhovať úpravy pomocou komentárov. Každý dokument uložený v cloude má automaticky zapnutú históriu verzií. To znamená, že ak niekto urobí chybnú zmenu alebo vymaže dôležitú časť, dokument sa dá jednoducho obnoviť do predchádzajúcej podoby. Napríklad ak niekto v Exceli omylom prepíše údaje, nie je problém obnoviť staršiu verziu súboru spred niekoľkých hodín.

PowerPoint umožňuje kolektívne vytváranie prezentácií, kde jednotlivci môžu upravovať snímky, pridávať texty, obrázky či návrhy dizajnu. Spolupráca podporuje tvorbu vizuálne atraktívnych prezentácií, do ktorých môže každý prispieť v reálnom čase. Komentáre na jednotlivých snímkach uľahčujú schvaľovanie a zlepšovanie obsahu.

V prezentácii PowerPoint môže jeden kolega pripravovať grafy, zatiaľ čo iný upravuje dizajn snímok a ďalší píše poznámky k jednotlivým bodom.

Pozvánka na spoluprácu pri úprave dokumentu

Rozšírené možnosti spolupráce

Predplatné Microsoft 365 rozširuje možnosti tímovej spolupráce o ďalšie nástroje, ako sú Planner, Teams, OneNote, Forms a Flow. Teams slúži na komunikáciu, zdieľanie súborov a organizáciu pracovných skupín. S Plannerom možno riadiť úlohy a projekty, OneNote umožňuje kolektívne tvorenie poznámok a Forms slúži na tvorbu a zber dotazníkov. Flow automatizuje procesy medzi rôznymi aplikáciami v ekosystéme Office. Tímy môžu dokumenty otvárať priamo v kanáloch Teams, diskutovať o zmenách cez čet alebo videohovor a súčasne upravovať obsah.

Marketingový tím pripravuje kampaň – počas videomítingu v Teams spoločne upravujú texty vo Worde a súčasne diskutujú o vizuálnej stránke návrhu.

Copilot ako ďalší člen tímu

Najnovšou „tímovou posilou“ v balíku Microsoft 365 je Copilot – AI asistent, ktorý pracuje priamo v aplikáciách Word, Excel, PowerPoint, Outlook a OneNote. Pomáha tímom nielen pri tvorbe obsahu, ale aj pri koordinácii práce. Copilot dokáže na základe poznámok alebo odkazov z e-mailov vygenerovať návrh dokumentu, či už je to textový dokument, tabuľka, alebo prezentácia. Tím tak nemusí začínať na „prázdnej strane“, ale pracuje na kostre dokumentu vytvorenej Copilotom, texte, ktorý sa dá spoločne dopracovať. Ak tím pracuje na excelovskej tabuľke, Copilot dokáže analyzovať dáta, navrhovať vizualizácie a odpovedať na otázky v prirodzenom jazyku, takže členovia tímu nemusia strácať čas manuál­nym spracovaním dát.

Copilot dokáže prehľadne usporiadať zápisy zo stretnutí, vyzdvihnúť hlavné body a navrhnúť úlohy pre jednotlivých členov tímu. Môže takisto pomôcť pri zhrnutí dlhých e-mailových vlákien, navrhne odpovede a upozorní na nevybavené úlohy. Nie je výnimočné, že manažér dostane 30 či viac e-mailov ku konkrétnemu projektu, takže určite ocení stručné zhrnutie a odporúčania, na čo sa prioritne sústrediť.

Prehľad o zmenách vytvorených spoluautormi

Aspekty tímovej spolupráce

Tímová práca prináša aj výzvy. Medzi najčastejšie patrí rozdielna úroveň digitálnych zručností, nejasné zadania či nekonzistentná komunikácia. Problémom môže byť aj konflikt úprav, ak viacerí zasahujú naraz do tej istej časti textu alebo tabuľky. Riešením je dôsledné sledovanie zmien, komunikácia a jasné pravidlá na editovanie. Každý člen tímu by mal vedieť, za ktorú časť dokumentu zodpovedá. Veľká výzva je aj bezpečnosť. Každý dokument v Office môže byť chránený heslom, šifrovaním či obmedzenými prístupovými právami. Cloudové služby poskytujú vysokú úroveň zabezpečenia, pričom možno nastaviť, kto môže dokument zobraziť, upravovať alebo stiahnuť.

Resumé

Tímová spolupráca v Office už dávno nie je len o zdieľaní súborov. Vďaka cloudu, práci v reálnom čase a nástrojom na komunikáciu sa dokumenty stali dynamickým priestorom, kde môže pracovať celý tím súčasne. Copilot posúva tento koncept ešte ďalej – pridáva inteligentného asistenta, ktorý dokáže pripraviť návrhy, analyzovať dáta, sumarizovať informácie a uľahčiť rozhodovanie.

Úvodný obr. zdroj: rawpixel.com / Freepik.com

Zobrazit Galériu