So zmenou účtovníctva skočila bonnská univerzita do digitálneho veku

Technológie
0

Je to podobná zmena, ako keď krajina prechádza z jazdy po ľavej strane vozovky na opačnú – tak popísal kancelár bonnskej univerzity situáciu, v ktorej sa ocitla akademická inštitúcia v bývalej metropole Západného Nemecka. Škola musela po viac ako dvesto rokoch prestať viesť svoje účty tradičným jednoduchým spôsobom a namiesto toho zaviesť podvojné účtovníctvo. Využila to na kompletnú digitálnu transformáciu s pomocou IT systému SAP S/4HANA.

„Pre našu administratívu je podpora najmodernejšieho výskumu a učenia dennou výzvou. S pomocou SAP S/4HANA sa nám podarilo štandardizovať procesy a naše tímy teraz pracujú ešte presnejšie a rýchlejšie,“ hovorí Holger Gottschalk, kancelár Rýnskej univerzity Friedricha Wilhelma v Bonne.

Výber inteligentnej infraštruktúry

Na jednej z najväčších nemeckých univerzít poskytuje viac ako 500 pedagógov vzdelanie 38-tisícom študentov, pričom o bezproblémový chod inštitúcie sa stará vyše 6 500 zamestnancov. Z jej lavíc vyšlo sedem nositeľov Nobelových cien, univerzita sa hrdí modernými výskumnými programami.

S týmto nasadením a vysokými cieľmi však nedokázal držať krok jej zastaraný informačný systém. Definitívny umieračik mu zazvonil so zmenou zákona – nová legislatíva spolkového štátu Severné Porýnie-Vestfálsko prikazovala univerzitám od 1. januára 2019 prejsť na štandardizované podvojné účtovníctvo. Až do tohto dátumu školy mohli viesť takzvané kamerálne, jednoduché účtovníctvo, ktorého využitie pre verejné inštitúcie vychádza ešte z pruskej tradície.

Termín tak bol jasne daný. Po dôkladnom prieskume možností a hĺbkovom výberovom konaní sa univerzita rozhodla, že s prechodom na nové štandardy jej pomôže SAP S/4HANA. „S kolegami sme sa zhodli, že potrebujeme pokročilé riešenie,“ vysvetľuje kancelár Gottschalk. „Chceli sme, aby dlhodobo slúžilo ako jadro pre digitálnu transformáciu našich administratívnych procesov. Do úvahy tak prichádzala v podstate len SAP S/4HANA so svojou in-memory technológiou a silnými analytickými funkciami,“ hovorí.

Jednoduchšia prevádzka

Prvým krokom projektového tímu bolo vytvorenie celkového konceptu. Okrem organizačného rámca bolo treba vyriešiť aj integritu dát a zapojiť do plánovania všetky oddelenia univerzity. Projekt odštartoval v roku 2017, nasledovali úpravy systému, vytvorenie používateľského rozhrania a testovacia prevádzka. Po osemnástich mesiacoch mohli akademici hlásiť „hotovo“ – systém sa podarilo uviesť do prevádzky načas. „Samotná migrácia do SAP S/4HANA trvala len tri mesiace. Aj to je dôkazom, že dnes sa dá nasadenie nového vyspelého IT riešenia zvládnuť veľmi rýchlo a bez dopadov na bežné fungovanie zákazníka,“ hovorí Bruno Bartoš, obchodný riaditeľ SAP Slovensko.

Univerzita vďaka novému systému transformovala všetky svoje kľúčové finančné, obstarávacie a HR procesy a úzko prepojila centrálnu administratívu s decentralizovanými časťami. Nové procesy sú založené na jednotných dátových záznamoch. Hoci sú štandardizované, možno ich flexibilne prispôsobovať potrebám univerzity. Nový systém značne zjednodušil aj prevádzku školy – dnes napríklad možno prichádzajúce faktúry zaniesť do systému naskenovaním čiarového kódu. Ak zamestnanec vytvorí objednávku, systém automaticky skontroluje dostupný rozpočet a zamestnanca upozorní na prípadný problém. Dokončené objednávky sa ihneď objavia v jednotlivých položkách rozpočtu a automaticky sa kontrolujú aj potvrdenia o dodaných tovaroch a prijatých faktúrach.

Prechod na nový spôsob účtovníctva a s ním spojená digitálna transformácia však boli len prvý krok. Rýnska univerzita Friedricha Wilhelma chce po optimalizácii procesov využiť robustný základ na budovanie nových aplikácií. „Rozmýšľame najmä nad funkciami pre zamestnancov. Chceme tímom ponúknuť viac samoobslužných funkcií, aby pracovné procesy boli ešte pohodlnejšie,“ uzatvára Holger Gottschalk.

Zobrazit Galériu

SAP Slovensko

Všetky autorove články

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať