SAMSUNG_092021 Advertisement SAMSUNG_092021 Advertisement SAMSUNG_092021 Advertisement

Prepojenie e-shopu s ERP

0

Prepojiť e-shop so systémom ERP môže na prvé počutie znieť ako jednoduchá úloha, ale pri implementácií sa zvykne odkryť viacero zákutí, na ktoré je dobré byť pripravený vopred. Okrem možných implementačných problémov, ktorým sa v tomto článku nebudeme venovať, existujú zo skúseností tri základné otázky, ktoré sa odporúča vopred zodpovedať. Spomenuté tri témy pomôžu všetkým zúčastneným stranám dobre navrhnúť prenos a výmenu dát. Výmena dát je kritický a hlavný bod, ktorý definuje to, či prepojenie bude úspešné, alebo nie.

Chybne navrhnuté spojenie s ERP môže mať a má fatálne následky na chod a prevádzku e-shopu. Všetky problémy bývajú ešte vypuklejšie, ak dodávateľ e-shopu a dodávateľ ERP sú rozličné subjekty. Najčastejší je práve prípad, keď rôzne subjekty vytvárajú a dodávajú jednotlivé časti vašej firemnej infraštruktúry.

Na koho strane je pravda?

Chyby budú. Aj tá najlepšie navrhnutá výmena dát dospeje do bodu, keď vznikne rozdiel medzi zdrojovými dátami a dátami, ktoré sú v e-shope. V tomto prípade sa, samozrejme, snažíme nájsť príčinu problému a vytvoriť takú záplatu, ktorá zabezpečí to, aby sa rozdiel v budúcnosti neopakoval. No do momentu, kým jedna zo strán určí chybu a vykoná nápravu, vy musíte byť schopní predávať tovar a prevádzkovať e-shop.

Práve preto sa pred spustením určí ten, kto má pravdu, teda jeho dáta sa pokladajú za správne.

Pre drvivú väčšinu e-shopov je týmto zdrojom pravdy ERP. Skladový a účtovný softvér býva lepšie pripravený na evidenciu obratu skladových zásob a zvyčajne ho používajú aj ľudia, ktorí s e-shopom nepracujú. Všetky zmeny uskutočnené kýmkoľvek v ERP sa prejavia v e-shope. Existujú prípady, keď zdrojom pravdy môže byť e-shop, ale to sú špecifické situácie, keď je napríklad e-shop agregátorom viacerých zdrojov dát a ERP je len tunel na vytvorenie objednávky s expedíciou zo skladu.

Ak nastane problém, ktorých môže byť nespočetné množstvo (najčastejší je nesúlad v skladovej zásobe), riešenie je jednoduché. Dáta e-shopu sa nahradia dátami z ERP a to sa považuje za správne. Takto dokážete pružne reagovať na problém, definovať proces alebo nastaviť zúčastnených.

Aké dáta prenášame?

Objem a typ prenášaných dát dokáže do značnej miery ovplyvniť veľkosť databázy e-shopu, čo sa môže premietnuť do ceny riešenia alebo hostingu. Identifikujeme základné entity, ktorými sú produkt, objednávka, používateľ (zákazník) a kategórie. Je rozdiel v nastavení výmeny pri prenose 1000 produktov alebo 1 000 000 produktov, pričom produkt obsahuje viaceré citlivé a menej citlivé informácie. Vyčleniť dáta, ktoré sa majú prenášať, môže byť veľmi komplikovaná úloha, ktorá sa dá zjednodušiť nasledujúcim spôsobom.

Pozrieme sa na dáta, ktoré už máme v ERP. Predstavíme si z nich e-shop, ak tieto dáta stačia, navrhujeme ich prenášať celé a e-shop využívať ako „zobrazovač“. Platí premisa, že dáta sa do ERP dostávajú pravidelne a sú udržiavané. No ak značná časť v ERP nie je (bežný prípad, čo znamená, že doteraz neboli potrebné), navrhujeme využívať e-shop na rozširovanie dát pre potreby e-shopu. Minimalizuje sa tak objem prenášaných dát, synchronizácia sa môže zamerať na kritické dáta a zabezpečiť ich korektnosť.

Ako často sa aktualizujú dáta a kto preberá objednávku?

Najpálčivejšia otázka je práve periodicita výmeny dát. To, ako rýchlo sa dáta premietnu na e-shop, zohráva kritickú rolu pri kusových tovaroch, ktorých máte posledné jednotky kusov. Bez ohľadu na veľkosť e-shopu je nevyhnutné nastaviť výmenu tak, aby odzrkadľovala reálnu potrebu. Existujú prípady, keď je synchronizácia možná iba v noci, a sú prípady, keď treba mať neustále aktuálne dáta. Druhý prípad sa vyskytuje hlavne vtedy, ak má prevádzkovateľ okrem e-shopu aj jednu alebo viaceré kamenné predajne a predaj podporuje e-shopom.

Odporúča sa pri veľkých objemoch (čo je veľký objem, treba konzultovať s dodávateľom e-shopu) rozdeliť dáta na kritické a menej kritické. Jednoznačne najhorúcejšie sú cena (pri e-shopoch dynamicky meniacich cenu viackrát za deň) a skladová zásoba.

Neaktuálna skladová zásoba môže mať fatálny dosah na dobré meno e-shopu. Prípad, keď si koncový spotrebiteľ nakúpi tovar, ktorý mu e-shop potvrdí, no nie je schopný mu doručiť, vygeneruje nespokojného, frustrovaného zákazníka, ktorý už na e-shope s najväčšou pravdepodobnosťou nikdy opäť nenakúpi.

Ak máme vyriešenú výmenu kritických údajov, zabezpečujeme výmenu menej kritických informácií (fotografie, názov, opis produktov a podobne) v dlhších časových rozpätiach. Takto možno rozložiť záťaž a nastaviť optimálne prenosy, ktoré zohľadňujú aj procesy v ERP. Generovanie veľkej záťaže na ERP môže viesť k nefunkčnosti, prípade zahlteniu/zastaveniu ERP.

Ak už máme v e-shope produkty a všetky informácie k nim prislúchajúce, sústredíme sa na prenos objednávky do ERP. Na výber je z dvoch prístupov: buď si objednávky sťahuje ERP, alebo ich e-shop posiela do ERP. Konkrétna implementácia závisí od dodávateľov a ich technologických možností, ale jednoznačné odporúčanie a preferencia je, aby e-shop odosielal/zapisoval objednávky do ERP. Zabezpečí sa tak aktuálnosť údajov a hlavne sa minimalizujú prípady, ktoré som spomenul v úvode - že sa posledný kus tovaru predá súčasne aj v e-shope, aj v kamennej predajni.

Pri registráciách vašich zákazníkov na e-shope všeobecne platí, že stačí zákazníka vytvoriť až pri prvej objednávke. Samozrejme, aj tu vznikajú špecifické odchýlky, ale majoritu nových e-shopov pokryje spomenutý proces.

Záver

Dômyselné plánovanie, zodpovedne navrhnutá a naprogramovaná výmena dát medzi ERP a e-shopom bude mať priaznivý dosah na celkový výkon e-shopu. Minimalizuje sa tak čas strávený riešením zbytočných chýb a personálna náročnosť na obsluhu, buduje sa dôveryhodnosť e-shopu a v neposlednom rade to pozitívne pôsobí aj na atmosféru medzi jednotlivými dodávateľmi. Žiaľ, dodávatelia majú tendenciu prehadzovať si problémy s výmenou dát ako horúci zemiak a vyhovárať sa na rôzne okolnosti a zákonitosti systému z opačnej strany. Práve v takom prípade zúročíte vopred dohodnuté pravidlá opísané v tomto článku, zefektívnite opravy a nastolíte poriadok medzi zúčastnenými stranami.

www.forbestclients.com

FOTO:  freepik.com

Mgr. Ivan Kopčík, For Best Clients, s.r.o.

Všetky autorove články

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať